Kesäkuun määräaika meni, pohjatiedot ovat rekisterissä ja pahin urakka on takanapäin. Hyvä niin.
Heinäkuun alussa alkoi kuitenkin vaihe, jota on käsitelty selvästi vähemmän kuin siirtymäaikaa. Huoneistotietojärjestelmä siirtyi projektista osaksi vuosikelloa, ja moni käytäntö, joka toimi siirtymäaikana, ei enää päde.
Kokosimme tähän ne asiat, jotka kannattaa käydä läpi ennen syksyä.
Siirtymäaikana kaikilla yhtiöillä oli sama takaraja. Nyt jokaisella on omansa.
Lainat, lainaosuudet ja vastikkeet ilmoitetaan viimeistään kuukauden kuluessa varsinaisesta yhtiökokouksesta, vähintään kerran vuodessa.
Ilmoitusvelvollisuus koskee myös niin sanottua remonttirekisteriä: osakkaiden kunnossapito- ja muutostyöilmoitusten tietojen on oltava rekisterissä viimeistään ensimmäisen 30.6.2026 jälkeen pidetyn varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen.
Kun hoidat kymmeniä tai satoja taloyhtiöitä, nämä muutokset tarkoittavat keväällä jatkuvaa virtaa yksittäisiä määräaikoja, jotka osuvat eri päiville. Tarvitset uudenlaisen näkymän siihen, minkä yhtiöiden määräaika lähestyy. Muistilista toimii vielä kymmenelle yhtiölle, mutta sadalle se ei toimi.
Vuosittainen päivitys on minimi. Tietoja on päivitettävä myös silloin, kun ne muuttuvat, ja viivytyksettä silloin, kun isännöitsijäntodistukseen oikeutettu taho niitä pyytää.
Tämä on se kohta, jossa vuosirytmiin nojaava toimintatapa pettää. Vastikepäätös kesken kauden, lainaosuuden poismaksu tai valmistuva hanke tarkoittavat ilmoitusta silloin kun ne tapahtuvat.
Siirtymäaikana ennen 30.6.2026 valmistuneet hankkeet sai ilmoittaa minimitiedoin: taloyhtiön Y-tunnus, hankkeen nimi, toimenpidelaji ja toteutusvuosi. Uusien hankkeiden tietosisältö on laajempi, eikä vajailla tiedoilla kirjattuja hankkeita enää pysty edes viemään järjestelmään.
Syyskuussa Avaa-järjestelmään tuli tekoälytyökalu, joka avustaa hankkeiden tietojen kirjaamista uuteen, laajempaan muotoon. Sen avulla voit muodostaa puuttuvat HTJ-tiedot ja tarvittavat toimenpiteet hankkeille. Muistathan kuitenkin aina tarkistaa, että tekoälyn generoimat tiedot pitävät paikkansa.
Järjestelmälupa korvasi valtuutusavaimen isännöintijärjestelmienrajapintakutsuissa maaliskuussa 2026. Valtuutusavainta voi käyttää rinnakkain järjestelmäluvan kanssa vuoden 2026 loppuun asti.
Aikaa on siis noin viisi kuukautta. Jos et tiedä, kummalla periaatteella teidän yhtiönne yhteydet toimivat, kysy toimittajaltasi nyt. Joulukuussa kysyjiä on enemmän.
Suurin osa liikenteestä on toimistoissa yksisuuntaista: tietoa lähetetään rekisteriin. Rekisteristä saa kuitenkin myös haettua tarvitsemaansa tietoa.
Maanmittauslaitoksen huoneistotietojen kyselypalvelu tuo ajantasaiset tiedot isännöintijärjestelmään ympäri vuorokauden, ja isännöitsijällä on oikeus hallinnoimiensa taloyhtiöiden tietoihin.
Käytännön esimerkki: kun huoneisto vaihtaa omistajaa, kirjauksen tekee kiinteistönvälittäjä tai pankki. Tieto syntyy rekisteriin ilman sinua, ja järjestelmäsi hakee sen sieltä automaattisesti.
Tämä on kysymyksistä se, joka ratkaisee eniten arjen kuormaa.
Jos huoneistokohtainen lainaosuus lasketaan erikseen rekisteri-ilmoitusta varten, se on eri prosessi kuin se, jolla kerrot luvun osakkaalle tai kirjaat sen isännöitsijäntodistukseen. Kolme prosessia tuottaa ennen pitkää kolme hieman eri lukua, ja sinä olet se, joka selittää eron.
Kun lainaosuuslaskenta, vastikkeet ja reskontra ovat samassa paikassa, ilmoitus käyttää samaa lukua kuin arki. Silloin ilmoittaminen on lopputulos eikä oma työvaiheensa.
HTJ2 ei tuonut isännöintiin uutta tietoa. Lainaosuudet, vastikkeet ja hanketiedot on pitänyt tietää aina. Uutta on kuitenkin se, että ne kerrotaan nyt ulospäin määrämuodossa ja määräajassa, ja että rekisteristä on tullut paikka, jossa taloyhtiön tiedot ovat virallisesti oikein.
Tomi Salo kirjoitti tästä muutoksesta jo vuonna 2024:
"Järjestelmien peruslogiikka siirtyy enemmän ja enemmän toiminnallisuuksiin, eikä vain tiedon säilyttämiseen. HTJ:ssa on tulevaisuudessa masterdata, ja isännöintijärjestelmät käsittelevät ja rikastavat tätä tietoa eri menetelmillä ja toiminnoilla."
Nyt se on arkea. Käytännössä se tarkoittaa, että järjestelmän arvo mitataan yhä vähemmän sillä, mitä se säilöö, ja yhä enemmän sillä, miten sujuvasti tieto liikkuu sen ja rekisterin välillä molempiin suuntiin.
Velvoite on kevyt silloin, kun tieto on valmiiksi yhdessä paikassa ja ajan tasalla. Raskaaksi se muuttuu silloin, kun tieto pitää joka kerta kerätä kokoon uudelleen. Loppusyksy on hyvä hetki katsoa, kumpaan päähän oma toimistosi asettuu, koska ensi kevään yhtiökokouskausi tulee joka tapauksessa.