Kun palkanlaskennan kuormituksesta puhutaan, ajatukset menevät helposti itse palkka-ajoon: laskelmiin, tarkistuksiin ja maksuihin.
Todellisuudessa palkka-ajon pyöräyttäminen on usein se helpoin osa koko prosessia. Kuormittavinta on kaikki se, mitä pitää tapahtua ennen sitä ja sen jälkeen.
Onko kaikilta tullut tunnit? Onko verokortit ajan tasalla? Tuliko se tieto bonuksesta jo vai pitääkö vielä kysyä? Kuka hoitaa ilmoituksen tulorekisteriin?
Nämä kysymykset eivät näy missään tehtävälistalla. Silti ne pyörivät mielessä joka kuukausi. Tätä näkymätöntä kuormaa kutsutaan metatyöksi: työksi työn ympärillä. Tässä artikkelissa kerromme miten Fennoa helpottaa ja vähentää tätä metatyötä.
Palkanlaskennan suurin aikasyöppö ei ole laskenta, vaan aineiston kerääminen. Tunnit tulevat Excelissä, poissaolot sähköpostilla, kilometrit post-it-lapulla ja ylityöt suullisesti. Palkanlaskija joutuu toimimaan salapoliisina ja kyselemään perään, kun jotain puuttuu.
Palkkapäivä lähestyy, mutta kaikkea tarvittavaa ei ole. Tämä ei ole varsinaista työtä, mutta se kuormittaa, koska palkanlaskija kantaa vastuun siitä, että palkat menevät oikein ja ajallaan maksuun.
Fennoassa työntekijät tai tiiminvetäjät voivat syöttää omat tunnit, poissaolot ja muut palkkatapahtumat suoraan järjestelmään, vaikka puhelimella. Tiedot voi tuoda myös tuntiseurantajärjestelmästä tiedostona tai automaattisesti integraatiolla. Kaikki tulee palkka-ajolle palkanlaskijan tarkistettavaksi, eikä herkkiä palkkatietoja tarvitse pyöritellä sähköpostissa. Kun aineiston perään ei tarvitse enää soitella, yksi iso metatyön palanen poistuu arjesta kokonaan.
Verokortit vaihtuvat vuodenvaihteessa, kesken vuoden ja joskus täysin yllättäen. Palkanlaskijan pitää tietää, onko kullakin työntekijällä voimassa oleva verokortti. Käytännössä tämä tarkoittaa manuaalista tarkistamista, muistuttamista ja sähköpostien selaamista.
Verokorttien seuraaminen ei tunnu isolta asialta, kunnes jokin menee pieleen. Ja silloin seuraukset näkyvät heti palkkalaskelmassa.
Fennoa noutaa ajantasaiset verokorttitiedot jokaisen palkka-ajon yhteydessä suoraan Verohallinnon rajapinnan kautta. Palkanlaskijan ei tarvitse odottaa paperisia verokortteja tai tarkistaa tietoja manuaalisesti. Tieto on aina ajan tasalla, automaattisesti.
Palkankorotus voi tulla voimaan kuun puolivälissä. Bonus sovitaan viikkoja etukäteen. Uusi luontoisetu alkaa ensi kuussa. Usein tieto muutoksesta tulee hyvissä ajoin, mutta se jää sähköpostin syövereihin tai palkanlaskijan muistin varaan.
Oliko se palkankorotus tästä kuusta vai seuraavasta?
Fennoassa tulevia palkkatapahtumia voi syöttää ennakkoon heti, kun tieto niistä saadaan. Palkankorotuksen voi ajastaa alkamaan tietystä päivämäärästä, euromääräisenä tai prosentteina. Bonukset ja muut muutokset tallentuvat järjestelmään odottamaan oikeaa hetkeä. Tieto aktivoituu automaattisesti oikeaan aikaan eikä ole enää kenenkään muistin varassa.
Moni ajattelee, että palkanlaskenta on valmis, kun palkka-ajo on ajettu. Todellisuudessa sen jälkeen alkaa toinen vaihe: tulorekisteri-ilmoitukset, työnantajan erillisilmoitukset, ay-jäsenmaksut, ulosotot, palkkalaskelmien jakaminen, maksuaineistojen muodostaminen ja Kelan päivärahahakemusten hoitaminen. Jokainen näistä on yksittäin pieni tehtävä. Mutta kun niitä on monta, jokaisella palkkakaudella ja jokaisen asiakkaan kohdalla, kokonaisuus kasvaa nopeasti.
Fennoassa palkka-ajon hyväksynnän jälkeen loput hoituvat automaattisesti. Tulorekisteri-ilmoitukset lähtevät suoraan, palkkalaskelmat toimitetaan työntekijöille, maksut siirtyvät pankkiin, kirjanpidon tosite muodostuu ja ay-jäsenmaksut sekä ulosotot siirtyvät maksuun. Aina tarvittaessa myös Kelan päivärahat voi hakea suoraan Fennoasta, jolloin erillinen asiointi Kelan palvelussa jää pois. Yksi hyväksyntä, kaikki hoituu kerralla.
Fennoan automatiikka siis vähentää palkanlaskijan muistinvaraista työtä huomattavasti. Myös työnantajan erillisilmoitus lähtee automaattisesti jokaisen kuukauden 5. päivä.
Palkanlaskennassa yhteistyö asiakasyrityksen kanssa on välttämätöntä, mutta se tuottaa yllättävän paljon metatyötä. Kuka toimittaa mitäkin? Missä muodossa? Milloin? Kun pelisäännöt ovat epäselvät tai työkalut erilliset, palkanlaskija päätyy usein koordinoimaan koko prosessia.
Työntekijä voi syöttää tuntinsa ja poissaolonsa, lomat tai muuta poissaolot, kätevästi Fennoa Mobiilissa. Yhteistyö on aitoa ja sujuvaa, kun palkanlaskija ja asiakasyritys työskentelevät samassa järjestelmässä. Työnjaosta voi sopia vapaasti: kuka syöttää perustiedot, kuka täydentää tapahtumat, kuka hyväksyy.
Tiiminvetäjä voi tarkistaa tiimiläistensä tunnit ja asiakasyritys hyväksyä palkat Fennoa-mobiilisovelluksella missä ja milloin tahansa, jolloin maksatukset eivät jää odottamaan tietokoneen ääreen pääsyä. Kun prosessi on jaettu ja läpinäkyvä, palkanlaskijan ei tarvitse toimia muistuttajana ja koordinoijana.
Palkanlaskijan ja kirjanpitäjän yhteistyö sujuu parhaiten silloin, kun sitä ei tarvitse erikseen koordinoida. Käytännössä tämä tarkoittaa, ettei kirjanpitäjän tarvitse odottaa erillisiä tiedostoja, kysellä tiliöintejä tai täsmäyttää lukuja manuaalisesti.
Fennoassa palkat ja kirjanpito ovat samassa järjestelmässä. Palkka-ajon jälkeen kirjanpidon tosite muodostuu automaattisesti oikeille tileille, eikä kirjanpitäjän tarvitse käsitellä palkkatietoja erikseen. Kun tieto kulkee ilman välikäsiä, kummankaan aikaa ei kulu siirtelyyn tai selvittelyyn.
Palkanlaskijan ammattitaito on TES-tulkinnassa, lainsäädännön tuntemisessa ja tarkkuudessa. Ei siinä, että muistaa kysyä tunnit kolmatta kertaa tai tarkistaa verokortin voimassaolon sähköpostista.
Kun ohjelmisto hoitaa rutiinit, viranomaisyhteydet ja aineistonkeruun, palkanlaskijalle jää aikaa siihen, missä hänen osaamisensa todella näkyy.
Ja kun metatyö vähenee, työkin tuntuu kevyemmältä.