Kun valitaan parasta kirjanpito-ohjelmaa tilitoimistolle, vaihtoehdot voivat näyttää toimintojensa osalta hyvinkin samanlaisilta. Tärkeimmät erot löytyvätkin automaatioasteesta, skaalautuvuudesta ja siitä, miten kokonaisuus tukee sujuvampaa arkea.
Tilitoimistojen arki on muuttunut nopeasti viime vuosina. Asiakasmäärät kasvavat, raportointivaatimukset lisääntyvät ja asiakkaat odottavat reaaliaikaista näkymää talouteensa. Samaan aikaan kirjanpidon on oltava virheetöntä ja tehokasta, vaikka aikaakin on usein käytettävissä vähemmän kuin ennen.
Useimmilla tilitoimistoilla haasteet ovat yllättävän samanlaisia:
Hyvä kirjanpito-ohjelma tilitoimistolle on sellainen, joka auttaa hallitsemaan näitä haasteita systemaattisesti eikä pelkästään toimi kirjanpidon välttämättömien toimintojen toteuttamisen työkaluna.
Kun tavoitteena on löytää paras kirjanpito-ohjelma tilitoimistolle, ratkaisu ei löydy yksittäisestä ominaisuudesta, vaan kokonaisuudesta, joka tukee tilitoimiston liiketoimintaa nyt ja tulevina vuosina. Tunnistamme kuitenkin selkeitä tarpeita, joihin erityisesti kannattaa kiinnittää huomiota kirjanpito-ohjelmaa valittaessa.
Tositteiden käsittely on yhä monen tilitoimiston suurin ajankäyttöerä, jonka hoitamiseen tehokkuutta kaivataan kipeimmin. Ratkaisevia tekijöitä tehokkaassa tositteiden käsittelyssä ovat esimerkiksi automaattinen tiliöinti ja ALV-käsittely, selkeä hyväksymiskierto sekä helppo massakäsittely. Mitä vähemmän kirjanpitäjän tarvitsee koskea yksittäisiin tositteisiin, sitä paremmin ohjelma palvelee tilitoimistoa.
Korkean automaatioasteen tulisi nykyään olla lähtöoletus kirjanpito-ohjelman valinnassa. Automaatio tehostaa tilitoimistotyötä toistuvien tapahtumien käsittelyssä, tekee toiminnoista sujuvampia ja ennaltaehkäisee virheitä. Fennoa on profiloitunut vahvasti automaation ympärille, mutta samaan suuntaan ovat kehittyneet myös muut modernit järjestelmät.
Kirjanpitäjän ja asiakkaan yhteistyön sujuvuudelle kannattaa myös antaa arvoa. Yhä useammin kirjanpito tehdään yhteistyössä asiakkaan kanssa, mutta se vaatii tämän mahdollistavan järjestelmän. Kun asiakas pystyy osallistumaan helposti ja työnjako on selkeä, kirjanpitäjän työ helpottuu merkittävästi. Plussaa on myös vaivaton kommunikointi suoraan järjestelmässä.
Mobiilikäyttömahdollisuus tilitoimistojen asiakkaille lisää huomattavasti yhteistyön sujuvuutta asiakkaiden ja tilitoimiston välillä. On tärkeää, että tositteiden kuvaaminen on helppoa ja ettei käyttö vaadi asiakkaalta kirjanpidon osaamista. Tilitoimisto hyötyy tästä siten, että tieto siirtyy reaaliaikaisesti kirjanpitoon ja sekä puuttuvien tositteiden määrä että manuaalinen työ vähenevät.
Käyttöoikeuksien hallinta voi tehdä kirjanpito-ohjelman käytöstä joko kankeaa tai erittäin helppoa. Käyttöoikeuksia voidaan ohjelmissa määritellä joko rooliperusteisesti – esim. asiakas, kirjanpitäjä tai pääkäyttäjä – tai käyttäjäkohtaisesti, jolloin kullekin käyttäjälle voidaan valita juuri halutut oikeudet. Ensimmäisen vaihtoehdon heikkous voi olla joustamattomuus, ja toisen taas hallinnoinnin raskaus suurissa käyttäjämäärissä. Usein paras ratkaisu on näiden järkevä yhdistelmä, jossa on varaa myös muokkaamiseen.
Tilitoimiston toiminnanohjaus jää usein kirjanpito-ohjelman valinnassa teknisten ominaisuuksien varjoon. Käytännössä kuitenkin juuri toiminnanohjaus ratkaisee, kuinka kannattavasti ja hallitusti tilitoimisto toimii. Tilitoimistoille tärkeää on asiakaskannan ja tehtävien hallinta, aikataulujen ja vastuiden seuranta ja näkymä työkuormaan. Kun näihin saa kirjanpito-ohjelmassa selkeän kokonaisnäkymän, langat pysyvät helpommin käsissä ja työ on stressittömämpää. Fennoassa toiminnanohjaus on rakennettu osaksi järjestelmää, kun taas osassa ohjelmista se vaatii erillisiä työkaluja.
» Lue, millä perusteilla Suomen Säätiötilipalvelu Oy valitsi kirjanpito-ohjelmansa
Nykyään, kun ohjelmistoissa on niin suuri määrä erilaisia ominaisuuksia, niitä vertailtaessa saattaa olla haastavaa löytää olennaisia asioita. Suomessa yleisimmin käytetyt kirjanpito-ohjelmat tilitoimistoille ovat Fennoa, Netvisor, Procountor, Fivaldi, Heeros ja Easor. Näistä jokaisella ohjelmalla on omat vahvuutensa, mutta vertailussa kannattaa painottaa sopivuutta omiin tarpeisiin.
Eri kirjanpito-ohjelmat erottuvat erityisesti seuraavilla ominaisuuksillaan:
Fennoa:
Netvisor:
Procountor:
Fivaldi:
Heeros:
Easor:
Automaatioaste eri kirjanpito-ohjelmissa vaihtelee vielä huomattavasti. Tälle asialle kannattaa vertailtaessa antaa painoarvoa, sillä automaatioiden merkitys arjen helppoudelle on suuri ja korostuu yhä enemmän silloin, kun volyymit kasvavat. Fennoa tunnetaan korkeasta automaatioasteesta erityisesti tositteiden ja pankkiaineiston käsittelyssä.
Myös raportointiominaisuudet ja reaaliaikaisuus ovat asioita, joilla on tilitoimistoarjen sujuvuuteen merkittävä vaikutus. Kirjanpito-ohjelman toimittajan tarjoama tuki ja koulutus käyttöönotosta lähtien puolestaan varmistaa sen, että ohjelma saadaan alusta asti parhaalla tavalla käyttöön.
Fennoa on erinomainen kirjanpito-ohjelma tilitoimistoille, jotka hakevat tehokkuutta, korkeaa automaatioastetta ja modernia tapaa tehdä kirjanpitoa. Fennoan itsepalvelumallit tarjoavat tilitoimistoille mahdollisuuden jakaa työtä asiakkaan kanssa hallitusti: asiakas voi hoitaa itse omat perustoimintonsa, jolloin kirjanpitäjä pystyy keskittymään asiantuntijatyöhön. Tämä malli tukee erityisesti kasvua ja kannattavuutta ilman, että laatu kärsii.
Tutustu Fennoaan: