Rakenteinen digitilinpäätös: kun jokaisella luvulla on viivakoodi

Tilinpäätös valmistuu järjestelmässä, tallennetaan PDF:ksi ja lähetetään eteenpäin. Tuttu juttu, mutta pian historiaa: kun digitilinpäätös tulee pakolliseksi, tilinpäätös pitää toimittaa PRH:lle rakenteisessa muodossa.

Kerromme nyt, mitä rakenteinen digitilinpäätös tarkoittaa, miten se toimii ja mitä hyötyä siitä on arjessasi. Ja sen, mitä yhteistä on tilinpäätöksen luvulla ja muropaketilla.

Mikä rakenteinen digitilinpäätös on?

Rakenteisessa tilinpäätöksessä jokainen luku on merkitty tunnisteella. Tunnisteen avulla tietokone tietää, mistä luvusta on kyse. Tunniste kertoo esimerkiksi, että tämä luku on liikevaihto ja tuo toinen on henkilöstökulut.

Samalla tavalla toimii ruokakaupan kassa: viivakoodi kertoo kassakoneelle, että tuote on muropaketti ja maksaa 3,50 euroa. Niinpä ostoksen käsittely hoituu yhdellä nopealla piippauksella. Jos viivakoodi puuttuu, kassan pitää selvitellä erikseen, mitä pakkauksessa mahtaa olla ja paljonko se maksaa.

PDF-tilinpäätös on kuin kassakuitti ilman viivakoodeja: ihminen näkee, mistä luvusta on kyse, mutta kone ei tiedä, mitä luku tarkoittaa. Tästä seuraa turhaa käsin näpyttelyä ja virheitä. Rakenteisessa tilinpäätöksellä on toisin, koska jokaisella luvulla on oma viivakoodinsa.

Tekniseltä nimeltään rakenteisen tilinpäätöksen muoto on iXBRL. iXBRL-tiedosto näyttää tavalliselta tilinpäätökseltä, mutta se tarjoaa luettavaa myös tietokoneelle. Tiedoston sisältä nimittäin löytyy tunniste jokaiselle luvulle. Tunnisteet tulevat tilinpäätöstaksonomiasta eli yhteisestä listasta, joka määrittelee, mitä eri rivit tarkoittavat.

Miten se toimii käytännössä?

Fennoassa rakenteinen tilinpäätös syntyy neljässä vaiheessa:

1. Luvut tulevat suoraan kirjanpidosta, joten niitä ei tarvitse kirjata uudelleen.
2. Tilinpäätöksen jokainen rivi yhdistetään oikeaan taksonomian tunnisteeseen.
3. Ohjelmisto muodostaa iXBRL-tiedoston, jossa mukana ovat sekä luettava tilinpäätös että koneelliseen käsittelyyn tarvittavat tunnisteet.
4. Tiedosto lähetetään PRH:lle rajapinnan kautta.

Lopuksi PRH voi lukea luvut suoraan saapuneesta tiedostosta ilman, että kukaan joutuu poimimaan niitä käsin ja syöttämään oikeaan paikkaan.

Mitä hyötyä siitä on?

Rakenteinen tilinpäätös säästää aikaa ja vähentää virheitä jo siksi, että sama tieto kulkee kirjanpidosta rekisteröintiin ilman välivaiheita. Tässä vielä hyödyt tiivistettynä:

• Vähemmän käsityötä: luvut haetaan kirjanpidosta, eikä niitä kirjata uudelleen erilliseen pohjaan.
• Vähemmän virheitä: jokainen käsin tehty siirto voi johtaa virheeseen, joten niiden määrä vähenee.
• Rekisteröinti kunnossa kerralla: kun tunnisteet ovat valmiiksi kunnossa, tilinpäätös menee PRH:n rajapinnasta läpi ilman korjauskierroksia.
• Luettavissa ihmiselle ja koneelle: sama tiedosto toimii sekä ihmiselle luettavana tilinpäätöksenä että koneelle suunnattuna datana.
• Valmius tulevaan: digitilinpäätös on tulossa pakolliseksi piakkoin. Kun se on jo nyt hallussa, arjessasi on yksi murhe vähemmän. 

Fennoassa valmiina vuodesta 2019

Fennoaan digitaalinen tilinpäätös lisättiin keväällä 2019. Siitä asti toimintoa on hiottu käytännön tilinpäätösten kautta. Seitsemässä vuodessa jokainen poikkeus, tilikartta ja yhtiömuoto on opettanut jotain, ja kaikki se oppi on laitettu tilinpäätöstyökalun kehittämiseen.

Tulos on huippuunsa hiottu toiminto: Fennoalla tehty tilinpäätös menee PRH:lle sukkana sisään. Kun kone hoitaa tilinpäätöksen maaliin saakka, sinulle jää aikaa tehdä töitä, joihin vain asiantuntija pystyy.