Suomen Säätiötilipalvelu Oy on perheomisteinen, säätiöihin ja sijoitusyhtiöihin suuntautunut tilitoimisto. 12 työntekijää on jaettu säätiö- ja sijoittajatiimeihin. Toimisto heillä on Annankadulla Helsingissä. Haastattelimme Riikka Viljasta, joka yhdessä vanhempiensa kanssa omistaa yrityksen. Hän kertoo miksi Fennoa on loistava taloushallinto-ohjelma tilitoimistolle.
Suomen Säätiötilipalvelu etsi kehittyneempää taloushallinnon järjestelmää helpottamaan työtään. ”Halusimme hyödyntää kaiken mahdollisen automaation ja olla digitaalisuuden aallonharjalla”, Riikka kertoo. Hän kysyi Taloushallintoliiton tapahtumassa suosituksia ja kuuli kokemuksia Fennoasta. Siitä se sitten lähti.
Suomen Säätiötilipalvelu kokeili Fennoaa oman taloushallintonsa hoitamiseen ja tykästyi ohjelmistoon. Nyt kaikki uudet asiakkaat viedään Fennoaan ja vanhoja siirretään aina sopivan tilaisuuden tullen.
Fennoan taloushallinto-ohjelman toimintaperiaate tukee strategiaa
Fennoan toimintaperiaate tukee Riikan mukaan Suomen Säätiötilipalvelun strategiaa: ”Me haluamme tehdä mahdollisimman paljon loppupään taloushallinnon työtä ja mahdollisimman vähän rutiininomaisia juttuja. Tahdomme kehittää työnkuvaamme ja palveluamme niin, että voimme keskittyä enemmän asiakkaidemme konsultointiin. Me analysoimme dataa ja autamme asiakkaitamme päätöksenteossa.”
Yhteiskäyttöisyys mahdollistaa räätälöidyn taloushallinnon palvelun
Suomen Säätiötilipalvelu pitää yhteiskäyttöisyyttä avaimena räätälöityyn palveluun: ”Työnjako voidaan Fennoaa käytettäessä määritellä asiakkaan tarpeiden mukaan. Ajattelemme asiakaslähtöisesti, emmekä tähtää vain mahdollisimman suureen laskutukseen per asiakas. Emme halua välttämättä hoitaa asioita, joita asiakas voi itsekin helpolla työkalulla hallita. Toisaalta, jos asiakas haluaa, taipuu Fennoa myös avaimet käteen -ratkaisuun. Voidaan oikeasti miettiä mikä kullekin asiakkaalle on järkevää.”
Riikan mukaan asiakas pystyy halutessaan hoitamaan esimerkiksi osto- ja myyntireskontran, joissa prosessit rullaavat ilman tilitoimiston väliintuloa. Tämän mahdollistavat ohjelmistoon rakennetut automaatiot ja Fennoa-robotti. ”Tilitoimistolle jää hoidettavaksi sen seuraaminen, että kaikki sujuu kuin pitääkin, sekä joissain tapauksissa tiliöinti. Muissa käyttämissämme ratkaisussa tämä ei ole ollut mahdollista. Fennoan hyvin rakennetun yhteiskäyttöisyyden ansiosta pystymme tehostamaan merkittävästi koko taloushallinnon prosessia.”
Fennoan käyttöönotto erityisen helppoa
Kun roolit taloushallinnon saralla on asiakkaan kanssa sovittu, seuraa käyttöönotto. ”Fennoan käyttöönotto on aivan omaa luokkaansa”, Riikka toteaa. ”Historiatietojen vienti onnistuu helposti ja esimerkiksi avaavat saldot saadaan vietyä ihan tositetasolla, mistä mm. tilintarkastajat ovat tykänneet.”
Paljon isoja ja pieniä aikaa säästäviä ratkaisuja – merkitys korostuu volyymeissä
Riikka kertoo, että he säästävät merkittävästi aikaa paitsi isojen, monien pieneltäkin tuntuvien ratkaisujen avulla: ”Ajansäästö tuntuu erityisesti, kun volyymia on enemmän. Kun automaatiot hoitavat monia asioita ja asiakkaat pystyvät helpolla työkalulla hoitamaan itsekin monia tehtäviä, yksi kirjanpitäjä pystyy hoitamaan lukumäärällisesti montaa asiakasta. Säästytään lukuisilta tarkastamisilta ja tallentamisilta.”
Riikalle Fennoan pankkiyhteys on erityisen tärkeä arjen helpotus. Ei tarvita ihmistä hakemaan pankkiaineistoa tai laittelemaan maksuja maksuun.
Automatisaatiota on Riikan mukaan monessa kohtaa hyödynnetty eri tavalla kuin miten perinteisesti on totuttu, esimerkiksi tiliotteiden tiliöinnissä ei tarvitse ihmistä välttämättä ollenkaan väliin. ”Vain poikkeukset nousevat työlistoille.”
”Samoin ostolaskun automaattikierrätys, tai se järjestys, on niin looginen, kun ei tarvitse olla ensin tiliöimässä laskua ja sitten laittaa se kiertoon. Yhden laskun kierto nopeampi, kun siellä ei ole ketään välissä. Meitä tarvitaan vasta silloin, kun lasku viedään kirjanpitoon.”
Muita pieniä, mutta isoissa volyymeissä merkittäviä turhien työvaiheiden poistajia ovat mm. se, että y-tunnuksen perusteella haetaan tiedot automaattisesti YTJ:stä tai Tiekestä, ja kuittitilanteiden hoidon onnistuminen itsenäisesti niiltä asiakkailta, joilla on luottokortteja.
Suomen Säätiötilipalvelun asiakkaiden kokemuksia Fennoasta – työmäärä on vähentynyt merkittävästi
Riikka kertoo, että asiakkailta tulee paljon positiivista palautetta Fennoasta: ”Yksi iso myyntireskontraa käyttävä asiakas sanoi, että työmäärä on vähentynyt huomattavasti: laskuja voidaan kopioida ja hyvityslaskujen käsittely ja kohdistaminen sujuu kahdella klikkauksella. Tämä asiakas kysyi, että meneekö kaikki varmasti oikein, kun tekeminen on niin helppoa.”
Myyntireskontran lisäksi hyvää palautetta on kerännyt muun muassa Arkisto ja Sähköiset allekirjoitukset. ”Ne ovat todella helppokäyttöiset, eikä asiakas tarvitse montaa ohjelmaa esimerkiksi kuiteille ja allekirjoituksille. Kaikki on siellä samassa. Siitä tykätty tosi paljon!” Samoin matkalaskujen kilometrien automaattinen laskeminen osoitteen perusteella on säästänyt käyttäjiltä mukavasti aikaa ja vaivaa.
Taloushallinnon tulevaisuuteen kuuluu vähemmän manuaalista työtä
Riikka kuvailee taloushallintoalan tulevaisuuden näkymiä erittäin positiivisesti: ”Emme usko papereiden pyörittämisen tulevaisuuteen. Meillä ei ole enää paperikirjanpitoja lainkaan. Paperimateriaalista kuitteineen pitäisi päästä kohta eroon. Odotamme, että käytössä olisi sähköisen taloushallintojärjestelmän lisäksi myös älykkäät ostotapahtumat, jolloin paperisia kuitteja ei enää tarvittaisi. Näin verohallintokin saisi entistä automaattisemmin tietoja eri järjestelmien avulla, eikä tarvitsisi täytellä erillisiä ilmoituksia ja hakemuksia.”
”Lähivuosina ala kehittyy niin, että manuaalinen, suorittava työ vähenee toiminto kerrallaan. Pitkällä aikavälillä taas kaikki rutiinityö on automatisoitu. Tuolloin olemme enemmän controllereita, joiden työnä on valvoa, että kaikki menee niin kuin pitääkin, poimia datasta havaintoja ja tehdä analyysejä niistä. Näin voimme olla enemmän johdon tukena ja apuna päätöksenteossa. Näin roolimme painopiste siirtyy tiedon tuottajasta tiedon analysoijaksi.”
Haluatko kurkata Fennoaa myös itse?
Varaa maksuton etädemo! Se ei sido sinua mihinkään.
