Isännöintiliiga on valtakunnallinen toimija, joka hoitaa jo satojen taloyhtiöiden taloushallintoa. Kasvun kiihtyessä myös laskujen määrä ja tilinpäätösten aikataulupaine kasvoivat merkittävästi. Yksittäisten isännöitsijöiden työkuorma alkoi nousta liian suureksi, eivätkä perinteiset työvälineet enää tukeneet hallittua kasvua.
”Kun hallinnoit kymmeniä tai jopa satoja yhtiöitä, pienetkin tehottomuudet kertautuvat nopeasti. Tarvitsimme järjestelmän, joka todella toimii meille – ei me järjestelmälle”, kuvailee Isännöintiliigan Juho Ojanperä lähtötilannetta.
Isännöintiliiga päätti ottaa käyttöön Avaa.io-järjestelmän yhdessä Fennoan taloushallinnon automaation kanssa. Tavoitteena oli vähentää manuaalityötä, tuoda prosesseihin yhtenäisyyttä ja siirtää viestintä sähköpostien sijaan hallittuihin tehtäviin ja tiketteihin.
”Ennen meillä oli seitsemän eri sähköpostilaatikkoa täynnä viestejä. Nyt kaikki asiat hoidetaan tiketteinä Avaa.io:ssa, ja näemme yhdellä silmäyksellä kuka on tehnyt mitäkin. Se on muuttanut arkea aivan valtavasti”, toteaa Päivi Ojanperä.
Uuden toimintamallin ansiosta Isännöintiliiga pystyi hoitamaan tilinpäätöskaudella 780 tilinpäätöstä vain reilussa kolmessa kuukaudessa ilman, että normaali kuukausikirjanpito jäi jälkeen. Tämä ei olisi ollut mahdollista ilman automaatiota, joka huolehti rutiinivaiheista ja vapautti aikaa asiantuntijatyölle.
Samalla prosessien yhtenäistäminen toi varmuutta tekemiseen. Jokainen kirjanpitäjä pystyi jatkamaan kollegan työtä samojen käytäntöjen mukaisesti, mikä poisti riippuvuutta yksittäisistä henkilöistä.
Isännöintiliiga painottaa, että muutos ei ollut vain ohjelmiston käyttöönotto, vaan myös kulttuuri ja toimintamallit muuttuivat. Viestintä asiakkaiden kanssa siirtyi sähköposteista keskitettyihin tehtäviin ja Teams-yhteistyöhön. Näin asiakaspalvelusta tuli sujuvampaa ja avoimempaa.
”Tavoitteemme oli, että meistä tulee isännöintitoimistojen työkavereita, ei ulkopuolisia palveluntuottajia. Kun kaikki tieto ja tehtävät löytyvät yhdestä paikasta, yhteistyöstä tulee luonnollista ja tehokasta", toteaa Ojanperä.
Tänään Isännöintiliiga hoitaa jo yli 900 taloyhtiötä, ja määrä kasvaa tasaisesti. Heidän mukaansa Avaa.io:n ja Fennoan yhdistelmä on ollut ratkaiseva tekijä kasvun hallinnassa.
”Ilman automaatiota ja yhtenäisiä toimintatapoja emme olisi pystyneet kasvamaan näin nopeasti. Nyt voimme keskittyä siihen, missä olemme parhaita, eli palvelemaan isännöintitoimistoja ja heidän asiakkaitaan”, kuvailee Juho Ojanperä.
Isännöintiliigan tarina on mainio esimerkki siitä, miten oikeilla järjestelmillä ja prosesseilla voidaan tehdä taloushallinnosta kasvun mahdollistaja. Yhtenäisyys, tehokkuus ja avoin yhteistyö toivat varmuutta niin tilinpäätöskauteen kuin arjen tehtäviinkin. Tuloksena on laadukkaampi palvelu, tyytyväisemmät asiakkaat ja organisaatio, joka pystyy kasvamaan hallitusti myös tulevaisuudessa.