Kun tilitoimistotyön kuormituksesta puhutaan, ajatukset menevät helposti itse työhön: kirjauksiin, täsmäytyksiin, raportteihin tai tilinpäätöksiin.
Todellisuudessa monelle kirjanpitäjälle kuormittavinta ei kuitenkaan ole itse tekeminen, vaan kaikki se, mitä työn ympärillä pitää muistaa, seurata ja hallita.
Tätä näkymätöntä kuormaa kutsutaan usein metatyöksi: työksi työn ympärillä.
Hyvä ohjelmisto ei poista kirjanpitoa, mutta se vähentää metatyötä.
Tilinpäätösaikana monella kirjanpitäjällä on sama tilanne: kymmeniä asiakkaita, joilla jokaisella tilanne hieman eri vaiheessa.
Yhdeltä puuttuu aineisto, toisella on täsmäytykset kesken, kolmannella odotetaan allekirjoituksia. Usein kokonaiskuva elää osittain muistin, muistiinpanojen ja sähköpostien (tai kaikkien näiden iloisen sekamelskan) varassa.
Se ei kuormita siksi, että työ olisi vaikeaa, vaan siksi, että kokonaisuuden seuraaminen vie energiaa.
Fennoan Ohjaamosta näet yhdellä silmäyksellä viimeisteltyjen tilinpäätösten tilanteen. Missä mennään, mikä odottaa allekirjoitusta, mikä yhtiökokousta ja mihin pitää palata seuraavaksi – ilman että kokonaisuutta tarvitsee pitää päässä.
Yksi kuormittavimmista asioista tietotyössä on jatkuva kontekstin vaihtaminen.
Yksi hetki tarkistat ostolaskua yhdelle asiakkaalle, seuraavaksi teet täsmäytystä toiselle ja sitten palaat vielä kolmanteen asiakkaaseen tarkistamaan jotain yksittäistä kohtaa.
Itse työ ei ole raskasta, mutta jatkuva hyppiminen asiakkuudesta toiseen ja tehtävästä kolmanteen kuluttaa yllättävän paljon energiaa. Keskeytykset ja kontekstin vaihto lisäävät aivokuorman myötä myös inhimillisen unohtamisen riskin korkeammaksi.
Fennoan Ohjaamossa tehtävät on jaoteltu aiheittain, ei vain asiakkaittain. Näet esimerkiksi kaikki hyväksyntää odottavat asiat tai muut käsiteltävät tehtävät yhdessä näkymässä. Näin voit hoitaa saman tyyppisiä tehtäviä kerralla, vaikka asiakas vaihtuu.
Se vähentää kontekstin vaihtoa ja tekee työstä sujuvampaa.
Tilitoimistotyössä yksi kuormittava metatyön muoto on erilaisten ilmoitusten seuraaminen. ALV-ilmoitukset, työnantajan erillisilmoitukset ja EU-yhteenvetoilmoitukset kulkevat usein erilaisten muistilistojen, kalenterimerkintöjen tai omien muistiinpanojen varassa. Erityisesti poikkeustilanteet – kuten EU-myynti – lisäävät helposti muistettavaa. Näiden tilanteiden seuraaminen manuaalisesti luo helposti turhaa kuormitusta.
Fennoan Ohjaamo kokoaa ilmoitukset automaattisesti yhteen näkymään. Näet sieltä suoraan tulevat ja puuttuvat ALV-ilmoitukset, työnantajan erillisilmoitukset ja EU-yhteenvetoilmoitukset. Esimerkiksi EU-laskutuksesta syntyy tieto tulevasta yhteenvetoilmoituksesta automaattisesti ohjaamoon – ilman, että sitä täytyy erikseen seurata tai muistaa.
Tilitoimistotyössä harva asia valmistuu yhdellä istumalla.
Usein työ keskeytyy siksi, että odotetaan asiakkaalta aineistoa, hyväksyntää tai lisätietoa. Silloin syntyy helposti pieni mutta kuormittava kysymys:
Muistanko palata tähän myöhemmin?
Kun tällaisia avoimia asioita on paljon, ne jäävät helposti pyörimään mielessä.
Fennoassa hoidettavat asiat näkyvät etusivulla selkeästi, eikä keskeneräisiä asioita tarvitse muistaa itse. Kun asia nousee näkymään oikeaan aikaan, työ ei kuormita muistia.
Tilitoimistotyössä aineistoja toimitetaan usein monia eri kanavia pitkin. Yksi lähettää kuitin sähköpostilla, toinen liitteenä viestissä ja kolmas toimittaa dokumentteja myöhemmin. Kirjanpitäjän näkökulmasta tämä tarkoittaa helposti sitä, että sähköpostia täytyy tarkistaa jatkuvasti siltä varalta, että jokin kirjanpitoon liittyvä aineisto on tullut sinne.
Pelkkä aineiston olemassaolo ei riitä – tärkeintä on, että se löytyy oikeasta paikasta silloin kun sitä tarvitaan.
Fennoassa asiakirjoille on oma sähköpostiosoite, johon lähetetyt dokumentit päätyvät suoraan oikeaan ohjelmistoympäristöön. Näin kirjanpitäjän ei tarvitse seurata erikseen sähköpostia varmistaakseen, onko asiakas toimittanut jotain kirjanpitoa varten. Tiedot eivät myöskään huku sähköpostien syöveriin, eivätkä ole jumissa yhden henkilön takana vaikkapa loma-aikoina tai sairauden sattuessa. Aineisto löytyy suoraan sieltä, missä työ muutenkin tehdään, ilman että täytyy hyppiä Fennoan ja sähköpostin välillä.
Kirjanpidossa tulee jatkuvasti tilanteita, joissa tarvitaan lisätietoa asiakkaalta: mihin jokin hankinta liittyy, miksi tietty kulu on syntynyt tai mikä on jonkin tapahtuman tausta.
Usein nämä selitykset päätyvät sähköpostiin, viestisovelluksiin, puheluun tai nenäliinan nurkkaan. Ongelma syntyy myöhemmin: kun asiaan palataan esimerkiksi tilintarkastuksen, verotarkastuksen tai myöhemmän selvityksen yhteydessä, tieto pitää etsiä eri kanavista.
Fennoan Keskustelut-toiminnolla kysymykset ja vastaukset voidaan käydä suoraan tapahtuman yhteydessä. Kun yrittäjältä kysyy esimerkiksi ostotapahtuman taustaa, vastaus jää talteen juuri siihen kohtaan, johon se liittyy. Näin tieto löytyy myöhemminkin helposti – niin kirjanpitäjälle kuin muillekin sidosryhmille, kuten tilintarkastajalle.
Kirjanpitäjän työ vaatii asiantuntemusta, harkintaa ja tarkkuutta. Sitä mikään ohjelmisto ei poista – eikä pidäkään.
Mutta ohjelmisto voi vähentää sitä näkymätöntä kuormaa, joka syntyy työn hallinnoinnista.
Kun kokonaiskuva on näkyvissä, tehtävät löytyvät oikeaan aikaan ja työ etenee loogisesti, energiaa ei kulu metatyöhön.
Ja silloin itse työkin tuntuu kevyemmältä.