Tilitoimistotyössä kuormittaa usein se, mitä ei näe: metatyö

Kun tilitoimistotyön kuormituksesta puhutaan, ajatukset menevät helposti itse työhön: kirjauksiin, täsmäytyksiin, raportteihin tai tilinpäätöksiin.

Todellisuudessa monelle kirjanpitäjälle kuormittavinta ei kuitenkaan ole itse tekeminen, vaan kaikki se, mitä työn ympärillä pitää muistaa, seurata ja hallita.

• Missä vaiheessa tilinpäätös menee?
• Onko kaikki aineisto jo saatu?
• Mihin asiakkuuteen piti vielä palata?
• Mitä pitikään tehdä seuraavaksi?

Tätä näkymätöntä kuormaa kutsutaan usein metatyöksi: työksi työn ympärillä.

Hyvä ohjelmisto ei poista kirjanpitoa, mutta se vähentää metatyötä.

Tilinpäätösten tilanneseuranta pään sijaan ohjelmistossa

Tilinpäätösaikana monella kirjanpitäjällä on sama tilanne: kymmeniä asiakkaita, joilla jokaisella tilanne hieman eri vaiheessa.

Yhdeltä puuttuu aineisto, toisella on täsmäytykset kesken, kolmannella odotetaan allekirjoituksia. Usein kokonaiskuva elää osittain muistin, muistiinpanojen ja sähköpostien (tai kaikkien näiden iloisen sekamelskan) varassa.

Se ei kuormita siksi, että työ olisi vaikeaa, vaan siksi, että kokonaisuuden seuraaminen vie energiaa.

Miten Fennoa auttaa:

Fennoan Ohjaamosta näet yhdellä silmäyksellä viimeisteltyjen tilinpäätösten tilanteen. Missä mennään, mikä odottaa allekirjoitusta, mikä yhtiökokousta ja mihin pitää palata seuraavaksi – ilman että kokonaisuutta tarvitsee pitää päässä.

Kontekstin vaihtaminen kuluttaa enemmän kuin itse työ

Yksi kuormittavimmista asioista tietotyössä on jatkuva kontekstin vaihtaminen.

Yksi hetki tarkistat ostolaskua yhdelle asiakkaalle, seuraavaksi teet täsmäytystä toiselle ja sitten palaat vielä kolmanteen asiakkaaseen tarkistamaan jotain yksittäistä kohtaa.

Itse työ ei ole raskasta, mutta jatkuva hyppiminen asiakkuudesta toiseen ja tehtävästä kolmanteen kuluttaa yllättävän paljon energiaa. Keskeytykset ja kontekstin vaihto lisäävät aivokuorman myötä myös inhimillisen unohtamisen riskin korkeammaksi.

Miten Fennoa auttaa:

Fennoan Ohjaamossa tehtävät on jaoteltu aiheittain, ei vain asiakkaittain. Näet esimerkiksi kaikki hyväksyntää odottavat asiat tai muut käsiteltävät tehtävät yhdessä näkymässä. Näin voit hoitaa saman tyyppisiä tehtäviä kerralla, vaikka asiakas vaihtuu.

Se vähentää kontekstin vaihtoa ja tekee työstä sujuvampaa.

Ilmoitukset ei vain muistin varassa

Tilitoimistotyössä yksi kuormittava metatyön muoto on erilaisten ilmoitusten seuraaminen. ALV-ilmoitukset, työnantajan erillisilmoitukset ja EU-yhteenvetoilmoitukset kulkevat usein erilaisten muistilistojen, kalenterimerkintöjen tai omien muistiinpanojen varassa. Erityisesti poikkeustilanteet – kuten EU-myynti – lisäävät helposti muistettavaa. Näiden tilanteiden seuraaminen manuaalisesti luo helposti turhaa kuormitusta.

Miten Fennoa auttaa:

Fennoan Ohjaamo kokoaa ilmoitukset automaattisesti yhteen näkymään. Näet sieltä suoraan tulevat ja puuttuvat ALV-ilmoitukset, työnantajan erillisilmoitukset ja EU-yhteenvetoilmoitukset. Esimerkiksi EU-laskutuksesta syntyy tieto tulevasta yhteenvetoilmoituksesta automaattisesti ohjaamoon – ilman, että sitä täytyy erikseen seurata tai muistaa.

Keskeneräisyys koettelee mieltä

Tilitoimistotyössä harva asia valmistuu yhdellä istumalla.

Usein työ keskeytyy siksi, että odotetaan asiakkaalta aineistoa, hyväksyntää tai lisätietoa. Silloin syntyy helposti pieni mutta kuormittava kysymys:

Muistanko palata tähän myöhemmin?

Kun tällaisia avoimia asioita on paljon, ne jäävät helposti pyörimään mielessä.

Miten Fennoa auttaa:

Fennoassa hoidettavat asiat näkyvät etusivulla selkeästi, eikä keskeneräisiä asioita tarvitse muistaa itse. Kun asia nousee näkymään oikeaan aikaan, työ ei kuormita muistia.

Aineisto ei saa jäädä sähköpostin vangiksi

Tilitoimistotyössä aineistoja toimitetaan usein monia eri kanavia pitkin. Yksi lähettää kuitin sähköpostilla, toinen liitteenä viestissä ja kolmas toimittaa dokumentteja myöhemmin. Kirjanpitäjän näkökulmasta tämä tarkoittaa helposti sitä, että sähköpostia täytyy tarkistaa jatkuvasti siltä varalta, että jokin kirjanpitoon liittyvä aineisto on tullut sinne.

Pelkkä aineiston olemassaolo ei riitä – tärkeintä on, että se löytyy oikeasta paikasta silloin kun sitä tarvitaan.

Miten Fennoa auttaa:

Fennoassa asiakirjoille on oma sähköpostiosoite, johon lähetetyt dokumentit päätyvät suoraan oikeaan ohjelmistoympäristöön. Näin kirjanpitäjän ei tarvitse seurata erikseen sähköpostia varmistaakseen, onko asiakas toimittanut jotain kirjanpitoa varten. Tiedot eivät myöskään huku sähköpostien syöveriin, eivätkä ole jumissa yhden henkilön takana vaikkapa loma-aikoina tai sairauden sattuessa. Aineisto löytyy suoraan sieltä, missä työ muutenkin tehdään, ilman että täytyy hyppiä Fennoan ja sähköpostin välillä.

Selitykset suoraan sinne, missä tapahtuma on

Kirjanpidossa tulee jatkuvasti tilanteita, joissa tarvitaan lisätietoa asiakkaalta: mihin jokin hankinta liittyy, miksi tietty kulu on syntynyt tai mikä on jonkin tapahtuman tausta.

Usein nämä selitykset päätyvät sähköpostiin, viestisovelluksiin, puheluun tai nenäliinan nurkkaan. Ongelma syntyy myöhemmin: kun asiaan palataan esimerkiksi tilintarkastuksen, verotarkastuksen tai myöhemmän selvityksen yhteydessä, tieto pitää etsiä eri kanavista.

Miten Fennoa auttaa:

Fennoan Keskustelut-toiminnolla kysymykset ja vastaukset voidaan käydä suoraan tapahtuman yhteydessä. Kun yrittäjältä kysyy esimerkiksi ostotapahtuman taustaa, vastaus jää talteen juuri siihen kohtaan, johon se liittyy. Näin tieto löytyy myöhemminkin helposti – niin kirjanpitäjälle kuin muillekin sidosryhmille, kuten tilintarkastajalle.

Hyvä ohjelmisto ei poista työtä, vaan turhaa kuormitusta

Kirjanpitäjän työ vaatii asiantuntemusta, harkintaa ja tarkkuutta. Sitä mikään ohjelmisto ei poista – eikä pidäkään.

Mutta ohjelmisto voi vähentää sitä näkymätöntä kuormaa, joka syntyy työn hallinnoinnista.

Kun kokonaiskuva on näkyvissä, tehtävät löytyvät oikeaan aikaan ja työ etenee loogisesti, energiaa ei kulu metatyöhön.

Ja silloin itse työkin tuntuu kevyemmältä.