Kirjanpito-ohjelman valinta on yritykselle suuri päätös, sillä uuden ohjelman käyttöönotto on aina resursseja vaativa panostus. Oikein valittu kirjanpito-ohjelma kuitenkin maksaa itsensä nopeasti takaisin: arki sujuvoituu, virheet vähenevät ja talouden kokonaiskuva paranee.
Oman yrityksen käyttöön sopivinta kirjanpito-ohjelmaa valittaessa ratkaisu ei yleensä löydy yhdestä yksittäisestä ominaisuudesta. Hintoja vertaillessa kannattaa huomioida ennen kaikkea kokonaishyödyt ja -kustannukset. Olennaisinta on, kuinka hyvin ohjelma tukee yrityksen liiketoimintaa nyt ja miten se skaalautuu tulevaisuuden tarpeisiin.
Kokosimme avuksi kirjanpito-ohjelman valintaan 5+1 kohdan listan, jonka avulla tärkeimpien kriteerien läpikäynti onnistuu. Tässä blogissa avaamme nämä arviointikriteerit hieman laajemmin.
Kirjanpito-ohjelman valinta lähtee aina yrityksen koosta, toimintamallista ja taloushallinnon roolista liiketoiminnassa. Sama ohjelma ei välttämättä palvele yhtä hyvin kaikkia, ja väärä valinta voi johtaa joko turhaan monimutkaisuuteen tai siihen, että ohjelma jää nopeasti pieneksi.
Pienyrityksen tarpeet ovat usein hyvin käytännönläheisiä. Syvälliselle kirjanpito-osaamiselle ei välttämättä ole suurta tarvetta, vaan tärkeintä on, että perusasiat hoituvat vaivattomasti: esimerkiksi laskutus, kuittien käsittely, ALV-laskelmat ja raportit viranomaisille. Helppokäyttöinen käyttöliittymä, selkeät ohjeet ja automaatio, joka vähentää manuaalista työtä, ovat usein ratkaisevampia kuin laaja ominaisuuslista.
Kasvuhakuisissa yrityksissä kirjanpito-ohjelman rooli muuttuu usein pelkästä lakisääteisestä raportoinnista liiketoiminnan johtamisen tueksi. Tällöin korostuvat reaaliaikainen raportointi, joustavat seurantakohteet, projektikirjanpito sekä mahdollisuus laajentaa käyttöä esimerkiksi konsernirakenteisiin tai kansainväliseen toimintaan. Ohjelman tulisi kasvaa yrityksen mukana ilman, että järjestelmää joudutaan vaihtamaan kesken kasvun.
Yrityksen kokoa arvioitaessa kannattaa katsoa myös tulevaisuuteen. Jos tiedossa on kasvua, uusia palveluita tai liiketoiminnan monimutkaistumista, kirjanpito-ohjelman valinnassa kannattaa painottaa skaalautuvuutta ja joustavuutta jo alusta alkaen. Näin vältetään tilanne, jossa järjestelmän vaihto tulee ajankohtaiseksi juuri silloin, kun resurssit ovat muutenkin tiukilla.
Tilitoimistoille kirjanpito-ohjelman tehokkuus on olennainen näkökulma. Yritysten ei kuitenkaan kannata mennä liikaa tilitoimiston ehdoilla kirjanpito-ohjelman valinnassa, sillä käytettävän ohjelman on palveltava yhtä lailla molempia. Joskus voi myös olla perusteltua vaihtaa tilitoimistoa, mikäli toiveissa on jokin muu kirjanpito-ohjelma kuin mitä nykyiseltä tilitoimistolta on saatavilla.
Automaation määrä on yksi merkittävimmistä kirjanpito-ohjelmien välisistä eroista ja samalla yksi voimakkaimmin kirjanpidon sujuvuuteen vaikuttavista asioista. Automaatiotasoa kannattaakin tänä päivänä pitää erittäin olennaisena valintaperusteena kirjanpito-ohjelmia vertailtaessa.
Mitä enemmän rutiinityötä voidaan automatisoida, sitä enemmän aikaa vapautuu liiketoiminnan kehittämiseen. Sitä mukaa kun yrityksen koko kasvaa, saadut hyödyt moninkertaistuvat.
Modernit kirjanpito-ohjelmat hyödyntävät automaatiota esimerkiksi tositteiden käsittelyssä, tiliöinnissä, maksuliikenteessä, ALV-laskennassa ja raportoinnissa – siis erittäin laajasti ja monella osa-alueella. Tekoäly puolestaan vie tämän vielä askeleen pidemmälle: tekoälyä hyödyntävät ominaisuudet voivat oppia yrityksen kirjanpitokäytännöistä ja ehdottaa oikeita kirjauksia, jolloin manuaalinen työ ja inhimilliset virheet vähenevät.
Yritystoimintaa ei enää hoideta vain toimistolta käsin, ja siksi kirjanpito-ohjelman ketterä mobiilikäyttö on lähes poikkeuksetta tärkeä valintakriteeri. Se ei ole pelkkä täydentävä lisäominaisuus, vaan olennainen osa sujuvaa päivittäistä taloushallintoa.
Mobiilissa toimiva kirjanpito-ohjelma mahdollistaa esimerkiksi kuittien kuvaamisen ja lähettämisen heti ostotilanteen päätteeksi, laskujen hyväksynnän missä ja milloin tahansa sekä reaaliaikaisen taloustilanteen seuraamisen myös liikkeellä ollessa.
Sillä, että kaiken tämän pystyy tekemään paikasta riippumatta, on suora vaikutus arjen sujuvuuteen: tehtävät tulevat todennäköisemmin hoidetuksi ajallaan, ajankäyttö on tehokkaampaa ja muistettavat asiat saa saman tien pois mielen päältä. Enemmän ajantasaisuutta, vähemmän stressiä.
Harva yritys käyttää kirjanpito-ohjelmaa irrallisena muista liiketoiminnassa tarvittavista järjestelmistä, ja siksi integroitavuus on keskeinen valintaperuste. Hyvin toimivat integraatiot vähentävät päällekkäistä työtä, parantavat tiedon laatua ja nopeuttavat prosesseja.
Tavallisimpia integraatiotarpeita ovat esimerkiksi laskutus- ja myyntijärjestelmät, verkkokaupat, palkanlaskenta sekä CRM- ja ERP-järjestelmät, mutta kattavimmin integraatiomahdollisuuksia tarjoavissa kirjanpito-ohjelmissa vaihtoehtoja on vieläkin laajemmin.
Jos yrityksessä on esimerkiksi käytössä jokin toimialakohtainen ohjelma, kannattaa varmistaa, että sen integroiminen kirjanpito-ohjelmaan onnistuu. Ylipäätään integraatiot mahdollistavat sen, että voi koota juuri sellaisen kokonaisuuden, joka palvelee tarpeita mahdollisimman tehokkaasti.
Kirjanpidossa käsitellään yrityksen kaikkein kriittisimpiä tietoja, joten tietoturvaan ei kannata suhtautua kevyesti. On tärkeää varmistaa, että ohjelma täyttää ajantasaiset tietoturvavaatimukset ja että data säilytetään turvallisesti. Varmin tilanne on se, että dataa tallentavat palvelimet sijaitsevat Suomessa tai vähintäänkin EU-alueella.
Myös kirjanpito-ohjelman suomalaisuudella on arvonsa, sillä silloin se on rakennettu nimenomaan suomalaisten yritysten tarpeita ajatellen, Suomen lainsäädännön ja viranomaiskäytäntöjen mukaisesti. Iso apu arjessa on sekin, jos asiakastukea on saatavilla sujuvasti suomeksi.
Muista, että pelkkä kuukausihinta ei kerro koko totuutta kirjanpito-ohjelman kustannuksista. Hintojen vertailu voikin olla vaikeaa, sillä eri kirjanpito-ohjelmilla on käytössään erilaiset hinnoittelumallit, jotka voivat perustua käyttäjämäärään, tapahtumamääriin tai ominaisuuksiin. Perinteisen kuukausihinnan lisäksi voi tulla muitakin kuluja – esimerkiksi tositteiden käsittelystä, pankkitapahtumista, toimintojen avauksista ja integraatioista.
Fiksuinta on vertailla ohjelmien hintoja mahdollisimman konkreettisella tasolla, todellisilla luvuilla. Esimerkkilaskelmasta näet, millaisiksi kuukausikulut muodostuisivat sinun yrityksellesi kullakin harkitsemallasi kirjanpito-ohjelmalla. Huomioi samalla myös se, miten arvioit liiketoimintasi kasvavan seuraavina vuosina ja miltä samat laskelmat silloin näyttäisivät.
Selkeälle ja ennakoitavalle hinnoittelulle on viisasta antaa kirjanpito-ohjelman valinnassa painoarvoa, sillä se helpottaa budjetointia ja vähentää ikäviä yllätyksiä. Ei myöskään kannata sortua kampanja-alennuksiin, sillä pysyvästi edullisin ohjelmisto peittoaa nopeasti hetkellisesti alennetun hinnan.