Sähköinen kirjanpito on siirtynyt älykkään automaation aikakaudelle. Lue, mikä on ajankohtaista juuri nyt ja mitä hyötyjä automaatiot tuovat yrittäjille sekä tilitoimistoille.
Nykyaikainen taloushallinto on onneksi jo kaukana niistä ajoista, jolloin kuitteja kiikutettiin kenkälaatikossa tilitoimistoon kerran kuukaudessa. Muutos on tapahtunut pikkuhiljaa kahden vuosikymmenen aikana, ja nyt vuonna 2026 sähköinen kirjanpito ei ole enää pelkkä vaihtoehto paperille. Se on strateginen työkalu, joka muuttaa olennaisesti tapaa tehdä liiketoimintaa.
Automaatio on viime vuosina tullut olennaiseksi osaksi sähköistä kirjanpitoa. Tässä blogissa pureudumme siihen, mitä sähköinen kirjanpito ja automaatio tarkoittavat käytännössä ja miten ne keventävät sekä yrittäjän että tilitoimiston arkea.
Lyhyesti sanottuna sähköinen kirjanpito tarkoittaa taloushallinnon prosessien viemistä kokonaan digitaaliseen muotoon ja pilviympäristöön. Kyse ei ole vain tositteiden toimittamisesta sähköisinä kirjanpitäjälle tai laskujen lähettämisestä sähköpostilla, vaan reaaliaikaisesta datan liikkumisesta eri järjestelmien välillä.
Vuonna 2027 sähköisen taloushallinnon kuumimmassa ytimessä ovat erityisesti automaatio, mobiilikäyttö ja integroitavuus muiden ohjelmistojen kanssa.
Kokonaisuus on siis yhä laajempi ja moniulotteisempi, ja sen myötä tietoturva on noussut äärimmäisen tärkeäksi. Sen varmistamiseen käytetään erilaisia keinoja turvallisista tunnistautumistavoista tarkoituksenmukaiseen käyttöoikeuksien hallintaan.
Kun puhutaan nykyaikaisesta sähköisestä kirjanpidosta, kuuluu siihen myös viisas varautuminen tuleviin lakimuutoksiin. Yksi niistä on Työ- ja elinkeinoministeriön valmistelema lakiehdotus tilinpäätösraportoinnin digitalisoimisesta, jonka mukaan kaikkien osakeyhtiöiden on toimitettava tilinpäätöksensä kaupparekisteriin rakenteisessa digitaalisessa muodossa. Velvoite astuu voimaan porrastetusti yrityksen koon ja tilintarkastusvelvollisuuden mukaan 1.7.2027 tai 1.7.2028 alkavalta tilikaudelta. Tässä siirtymässä Fennoa näyttää suuntaa mahdollistaen tällä hetkellä ainoana ohjelmistona tilinpäätöksen lähettämisen suoraan Patentti- ja rekisterihallitukseen, täysin digitaalisessa iXBRL-rakenteessa.
Vaikka käytännössä kaikissa sähköisissä kirjanpito-ohjelmistoissa käytetään nykyään automaatioita, niiden automaatioasteessa voi olla suuriakin eroja. Automaatio voidaan jakaa karkeasti kolmeen tasoon, joista jokainen vähentää edellistä enemmän manuaalisen työn määrää.
Tällä automaatiotasolla järjestelmä lukee tietoja ja tekee ehdotuksia, mutta ihminen tekee klikkaukset. Automaatio kuitenkin vähentää kirjoitusvirheitä ja säästää hieman aikaa.
Järjestelmä hoitaa toistuvat rutiinit, kuten laskujen tiliöinnit, valmiiden sääntöjen perusteella ilman ihmistä. Näin säästetään merkittävästi aikaa rutiinitöistä.
Ohjelmisto oppii historiadatasta ja hoitaa monimutkaisempia prosesseja itsenäisesti. Automaatio vähentää manuaalisen työn määrän minimiin ja siirtää fokuksen tietojen tarkastamiseen.
Mitä korkeampi automaatioaste on, sitä vähemmän aikaa kuluu näppäilyyn. Fennoan älykkäät automaatiot ovat suunniteltu viemään rutiinit mahdollisimman pitkälle itsekseen, myös tekoälyä hyödyntäen. Näin aikaa säästyy mahdollisimman paljon tehokkaasti olennaiseen.
Vaikka sähköisen kirjanpidon automaatio on sinänsä näkymätön, pinnan alla tapahtuva asia, itse asiassa se ilmenee arjessa monina konkreettisina asioina. Usein toistuvissa tehtävissä automaatio säästää aikaa valtavia määriä – tässä muutamia esimerkkejä niistä:
Nykyaikaisessa taloushallinnossa kuitti tallennetaan kännykällä heti ostotapahtuman jälkeen kirjanpitoon. Fennoa Mobiili -sovelluksessa tekoäly tunnistaa kuitilta Y-tunnuksen, toimittajan, summan, päivämäärän ja alv-kannan, ja yhdistää kuitin automaattisesti oikeaan luottokorttitapahtumaan.
Tiliöinti on perinteisesti vienyt paljon kirjanpitäjän aikaa. Nykyään älykkäät tiliöintisäännöt ja tekoäly tunnistavat laskuttajan tai tuotteen ja tekevät tiliöintiehdotukset valmiiksi. Näin kirjanpitäjän rooli muuttuu tallentajasta taloushallinnon asiantuntijaksi.
Ostolaskujen käsittely ja myyntilaskutus digitalisoituvat vauhdilla. Kun lasku saapuu verkkolaskuna, järjestelmä osaa kohdistaa sen oikealle tilille, tarkistaa viitenumerot ja laittaa sen hyväksymiskiertoon automaattisesti. Myös myyntilaskut lähtevät matkaan parilla klikkauksella ja maksuvalvonta hoitaa muistutukset käyttäjän puolesta.
Kun pankkiyhteys ja kassajärjestelmä on integroitu suoraan kirjanpito-ohjelmistoon, tiliotteet ja viitemaksut siirtyvät järjestelmään automaattisesti joka päivä. Saldot ja suoritukset ovat aina ajan tasalla, eikä tilitapahtumia tarvitse täsmäyttää käsin.
Automaatio tuo etuja kaikille sähköistä kirjanpito-ohjelmistoa käyttäville, niin tilitoimistolle ja sen työntekijöille kuin asiakasyrityksillekin. Paitsi että automaatio tehostaa jokaisen yksittäisen käyttäjän tekemää työtä, se luo uudenlaista synergiaa – yhteistyö muuttuu saumattomaksi ja eri osapuolten tekemiset tukevat toisiaan reaaliajassa.
Siirtyminen perinteisestä tai osittain sähköisestä mallista täyteen automaatioon ei vaadi kuukausien projektia. Fennoan tapauksessa käyttöönotto etenee näin suoraviivaisesti:
Kun valitset Fennoan kumppaniksesi, varmistat, että automaatio on käytössäsi tehokkaasti luontevana osana jokapäiväisiä taloushallinnon askareita. Fennoan sähköinen taloushallinto kokoaa kaikki tärkeät ominaisuudet yhteen selkeään ja helppokäyttöiseen pilvipalveluun, joka vastaa vaativiinkin tarpeisiin.
Jos haluat tietää lisää, varaa lyhyt esittely tilitoimistolle tai löydä yrityksellesi sopiva Fennoaa käyttävä tilitoimisto!