Sähköinen kirjanpito ja automaatio – kurkistus digitaalisen kirjanpidon ytimeen

Sähköinen kirjanpito on siirtynyt älykkään automaation aikakaudelle. Lue, mikä on ajankohtaista juuri nyt ja mitä hyötyjä automaatiot tuovat yrittäjille sekä tilitoimistoille.

Nykyaikainen taloushallinto on onneksi jo kaukana niistä ajoista, jolloin kuitteja kiikutettiin kenkälaatikossa tilitoimistoon kerran kuukaudessa. Muutos on tapahtunut pikkuhiljaa kahden vuosikymmenen aikana, ja nyt vuonna 2026 sähköinen kirjanpito ei ole enää pelkkä vaihtoehto paperille. Se on strateginen työkalu, joka muuttaa olennaisesti tapaa tehdä liiketoimintaa.

Automaatio on viime vuosina tullut olennaiseksi osaksi sähköistä kirjanpitoa. Tässä blogissa pureudumme siihen, mitä sähköinen kirjanpito ja automaatio tarkoittavat käytännössä ja miten ne keventävät sekä yrittäjän että tilitoimiston arkea.

Mitä sähköinen kirjanpito on vuonna tänä päivänä?

Lyhyesti sanottuna sähköinen kirjanpito tarkoittaa taloushallinnon prosessien viemistä kokonaan digitaaliseen muotoon ja pilviympäristöön. Kyse ei ole vain tositteiden toimittamisesta sähköisinä kirjanpitäjälle tai laskujen lähettämisestä sähköpostilla, vaan reaaliaikaisesta datan liikkumisesta eri järjestelmien välillä.

Vuonna 2027 sähköisen taloushallinnon kuumimmassa ytimessä ovat erityisesti automaatio, mobiilikäyttö ja integroitavuus muiden ohjelmistojen kanssa.

• Automaatioiden avulla järjestelmä tekee kuormittavat rutiinityöt käyttäjän puolesta.
• Mobiilikäytettävyys puolestaan antaa mahdollisuuden johtaa taloutta taskusta käsin, missä ja milloin vain.
• Integraatioiden kautta eri ohjelmistot saadaan keskustelemaan saumattomasti keskenään, huomioiden myös viranomaisvaatimukset.

Kokonaisuus on siis yhä laajempi ja moniulotteisempi, ja sen myötä tietoturva on noussut äärimmäisen tärkeäksi. Sen varmistamiseen käytetään erilaisia keinoja turvallisista tunnistautumistavoista tarkoituksenmukaiseen käyttöoikeuksien hallintaan.

Kun puhutaan nykyaikaisesta sähköisestä kirjanpidosta, kuuluu siihen myös viisas varautuminen tuleviin lakimuutoksiin. Yksi niistä on Työ- ja elinkeinoministeriön valmistelema lakiehdotus tilinpäätösraportoinnin digitalisoimisesta, jonka mukaan kaikkien osakeyhtiöiden on toimitettava tilinpäätöksensä kaupparekisteriin rakenteisessa digitaalisessa muodossa. Velvoite astuu voimaan porrastetusti yrityksen koon ja tilintarkastusvelvollisuuden mukaan 1.7.2027 tai 1.7.2028 alkavalta tilikaudelta. Tässä siirtymässä Fennoa näyttää suuntaa mahdollistaen tällä hetkellä ainoana ohjelmistona tilinpäätöksen lähettämisen suoraan Patentti- ja rekisterihallitukseen, täysin digitaalisessa iXBRL-rakenteessa.

Automaatioasteella on suora vaikutus työmäärään

Vaikka käytännössä kaikissa sähköisissä kirjanpito-ohjelmistoissa käytetään nykyään automaatioita, niiden automaatioasteessa voi olla suuriakin eroja. Automaatio voidaan jakaa karkeasti kolmeen tasoon, joista jokainen vähentää edellistä enemmän manuaalisen työn määrää.

Taso 1: Avustava automaatio

Tällä automaatiotasolla järjestelmä lukee tietoja ja tekee ehdotuksia, mutta ihminen tekee klikkaukset. Automaatio kuitenkin vähentää kirjoitusvirheitä ja säästää hieman aikaa.

Taso 2: Sääntöpohjainen automaatio

Järjestelmä hoitaa toistuvat rutiinit, kuten laskujen tiliöinnit, valmiiden sääntöjen perusteella ilman ihmistä. Näin säästetään merkittävästi aikaa rutiinitöistä.

Taso 3: Älykäs automaatio (AI)

Ohjelmisto oppii historiadatasta ja hoitaa monimutkaisempia prosesseja itsenäisesti. Automaatio vähentää manuaalisen työn määrän minimiin ja siirtää fokuksen tietojen tarkastamiseen.

Mitä korkeampi automaatioaste on, sitä vähemmän aikaa kuluu näppäilyyn. Fennoan älykkäät automaatiot ovat suunniteltu viemään rutiinit mahdollisimman pitkälle itsekseen, myös tekoälyä hyödyntäen. Näin aikaa säästyy mahdollisimman paljon tehokkaasti olennaiseen.

Miten automaatio näkyy sähköisessä kirjanpidossa?

Vaikka sähköisen kirjanpidon automaatio on sinänsä näkymätön, pinnan alla tapahtuva asia, itse asiassa se ilmenee arjessa monina konkreettisina asioina. Usein toistuvissa tehtävissä automaatio säästää aikaa valtavia määriä – tässä muutamia esimerkkejä niistä:

Kuittien automaattinen käsittely

Nykyaikaisessa taloushallinnossa kuitti tallennetaan kännykällä heti ostotapahtuman jälkeen kirjanpitoon. Fennoa Mobiili -sovelluksessa tekoäly tunnistaa kuitilta Y-tunnuksen, toimittajan, summan, päivämäärän ja alv-kannan, ja yhdistää kuitin automaattisesti oikeaan luottokorttitapahtumaan.

Tiliöintisäännöt ja tekoäly

Tiliöinti on perinteisesti vienyt paljon kirjanpitäjän aikaa. Nykyään älykkäät tiliöintisäännöt ja tekoäly tunnistavat laskuttajan tai tuotteen ja tekevät tiliöintiehdotukset valmiiksi. Näin kirjanpitäjän rooli muuttuu tallentajasta taloushallinnon asiantuntijaksi.

Verkkolaskutuksen automatiikka

Ostolaskujen käsittely ja myyntilaskutus digitalisoituvat vauhdilla. Kun lasku saapuu verkkolaskuna, järjestelmä osaa kohdistaa sen oikealle tilille, tarkistaa viitenumerot ja laittaa sen hyväksymiskiertoon automaattisesti. Myös myyntilaskut lähtevät matkaan parilla klikkauksella ja maksuvalvonta hoitaa muistutukset käyttäjän puolesta.

Pankki- ja kassaintegraatiot

Kun pankkiyhteys ja kassajärjestelmä on integroitu suoraan kirjanpito-ohjelmistoon, tiliotteet ja viitemaksut siirtyvät järjestelmään automaattisesti joka päivä. Saldot ja suoritukset ovat aina ajan tasalla, eikä tilitapahtumia tarvitse täsmäyttää käsin.

Sekä yrittäjä että tilitoimisto hyötyvät sähköisen kirjanpidon automaatioista

Automaatio tuo etuja kaikille sähköistä kirjanpito-ohjelmistoa käyttäville, niin tilitoimistolle ja sen työntekijöille kuin asiakasyrityksillekin. Paitsi että automaatio tehostaa jokaisen yksittäisen käyttäjän tekemää työtä, se luo uudenlaista synergiaa – yhteistyö muuttuu saumattomaksi ja eri osapuolten tekemiset tukevat toisiaan reaaliajassa.

Hyödyt yrittäjälle:

• Enemmän aikaa ydinliiketoimintaan: Kuittien toimitus ja laskujen hyväksyntä onnistuvat sekunneissa, yhdellä järjestelmällä.
• Maksut ja laskut oikea-aikaisesti: Saapuvat laskut on nopeaa hyväksyä ja automaatio huolehtii maksut ajallaan. Esimerkiksi vuokrat ja muut toistuvat myyntilaskut lähtevät aina oikeaan aikaan.
• Vähemmän ylimääräisiä kuluja: Ei monen eri järjestelmän kuluja, paperisten laskujen laskutuslisiä tai turhia maksukehotuksia.

Hyödyt tilitoimistolle:

• Parempi kannattavuus: Manuaalisen työn vähentyessä tehokkuus kasvaa ilman lisäkuluja. Kaikki asiakkaat voivat hyödyntää samaa sisäänrakennettua älykkyyttä, ilman lisenssikikkailua tai raskasta konfigurointia.
• Kaikki kerralla oikein: Täsmäytys helpottuu, virheriski pienenee ja laatu paranee.
• Asiantuntijuuden esiinnousu: Kun aikaa vapautuu rutiineista, kirjanpitäjät voivat keskittyä asiantuntijatyöhön: lukujen analysointiin, verosuunnitteluun ja yrittäjän sparraamiseen.

On aika ottaa sähköinen kirjanpito ja automaatiot käyttöön!

Siirtyminen perinteisestä tai osittain sähköisestä mallista täyteen automaatioon ei vaadi kuukausien projektia. Fennoan tapauksessa käyttöönotto etenee näin suoraviivaisesti:

• Starttipalaveri
  Varaamme tarvittavat koulutukset, käymme läpi selkeän etenemissuunnitelman ja sovimme käytännön toimenpiteistä, joilla varmistamme onnistuneen alun.
  
  
• Palvelun perustaminen
  Kun tarvittavat tiedot on toimitettu, asiakaspalvelutiimimme perustaa palvelun mahdollisimman nopeasti.
  
  
• Käyttöönoton koulutukset
  Starttipalaverissa sovitaan koulutusten ajankohdat.
  
  
• Asiakkaiden lisääminen Fennoaan
  Tilitoimiston asiakkaat voidaan avata järjestelmään helposti ja asiakkaiden historiatietoja voidaan tuoda useasta eri järjestelmästä.
  
  
• Lisäkoulutus ja tuki tarpeen mukaan
  Tarvittaessa voit tilata lisäkoulutusta toimistollesi tai ilmoittautua koulutuskalenterimme kautta. Tuki palvelee sopimuksen voimaantulosta lähtien.

Kun valitset Fennoan kumppaniksesi, varmistat, että automaatio on käytössäsi tehokkaasti luontevana osana jokapäiväisiä taloushallinnon askareita. Fennoan sähköinen taloushallinto kokoaa kaikki tärkeät ominaisuudet yhteen selkeään ja helppokäyttöiseen pilvipalveluun, joka vastaa vaativiinkin tarpeisiin.

Jos haluat tietää lisää, varaa lyhyt esittely tilitoimistolle tai löydä yrityksellesi sopiva Fennoaa käyttävä tilitoimisto!