Mitä jos osaisit yhden ohjelmiston todella hyvin?

Taloushallintoliiton tutkimuksen mukaan vain kolmasosa kirjanpitäjistä käyttää yhtä taloushallinto-ohjelmistoa. Lopuilla on käytössä kaksi, kolme tai jopa neljä eri järjestelmää. Se tarkoittaa useampaa erilaista logiikkaa, erilaisia näppäinyhdistelmiä ja erilaisia tapoja tehdä samat asiat.

Yksittäisessä tehtävässä ero ei tunnu isolta. Mutta kun asiakkaita on kymmeniä tai satoja, kertautuva muistaminen ja järjestelmien välillä hyppiminen alkaa näkyä arjen kuormituksena. Missä ohjelmassa tämä asiakas olikaan? Miten täällä haettiin raportti? Itse työ on tuttua, mutta tekemisen tavat vaihtuvat jatkuvasti.

Tässä kohtaa asiakkaiden keskittäminen samaan järjestelmään on enemmän kuin tekninen valinta. Se on tapa helpottaa työtä.

Yksi järjestelmä, jonka käytön todella osaa

Rakentajalla on monta työkalua eri tarkoituksiin, mutta samojen ruuvien ruuvaamiseen käytetään vain yhtä poraa. Koska se nyt vain on helppoa – ja järkevää.

Jokainen ohjelmisto kirjanpitäjän tai palkanlaskijan työkalupakissa vaatii oman oppimiskäyränsä, eikä ainoastaan alussa. Kun työ tehdään samassa paikassa, järjestelmän käyttö tulee ajan myötä selkärangasta. Kädet tietävät mitä tehdä, eikä tarvitse pysähtyä pohtimaan reittiä.

Päivitykset muuttavat käyttöliittymää, uusia ominaisuuksia tulee eri tahtiin ja ohjeistukset löytyvät eri paikoista. Yhden järjestelmän kanssa kaikki on helpommin hallittavissa.

Vähemmän kontekstin vaihtoa, enemmän tekemistä

Jokainen keskeytys ja tehtävänvaihto maksaa aikaa. Ei vain niitä sekunteja, jotka kuluvat kirjautumiseen ja oikean näkymän etsimiseen, vaan myös sitä aikaa, joka menee ajattelun uudelleen käynnistämiseen.

Kun samanlaiset työtehtävät voi niputtaa yhteen saman järjestelmän sisällä, työ virtaa eri tavalla. Ei tarvitse joka välissä pysähtyä muistelemaan, miten juuri tässä ohjelmistossa sama asia tehdään.

Kokonaiskuva pysyy käsissä

Kun asiakkaat ovat hajallaan eri järjestelmissä, työn tilannekuva elää muistin ja omien muistiinpanojen varassa. Missä vaiheessa kunkin asiakkaan tilinpäätös on? Keneltä puuttuu aineistoja? Mihin pitäisi palata seuraavaksi?

Keskittäminen auttaa tässäkin. Fennoassa tilannekuva löytyy Ohjaamosta: tehtävät, ilmoitukset ja tilinpäätösten eteneminen yhdessä näkymässä. Se helpottaa omaa työtä, mutta tekee myös koko toimiston työkuorman suunnittelusta ja johtamisesta läpinäkyvämpää.

Osaaminen näkyy asiakaskokemuksessa

Asiakkaallesi ohjelmiston valinta on arjen sujuvuuden avaintekijä. Kun tilitoimisto tuntee yhden järjestelmän hyvin ja käyttää sitä laajasti, suositus on uskottavampi. Pystyt kertomaan konkreettisesti miten arki sujuu Fennoan avulla, näyttämään miten asiakasyrityksellä menee sekä tukemaan asiakasta alkuun ohjelman käytössä.

Osaaminen näkyy siis asiakkaan kokemuksessa. Kun käytät samaa järjestelmää kymmenien asiakkaiden kanssa, opit tuntemaan missä kohdissa asiakkaat tarvitsevat tukea ja missä asiat lähtevät rullaamaan usein itsestään. Käyttöönotot ovat tasaisempia ja tuen tarve vähenee.

Varmuus näkyy asiakkaallesi esimerkiksi nopeina vastauksia asiakkaan kysymyksiin ja selkeinä ohjeina, kun mitään ei tarvitse arvailla. Se vahvistaa mielikuvaa koko ammattitaidostasi.

Yhteinen alusta madaltaa myös kynnystä yhteistyöhön. Kun asiakas ja tilitoimisto katsovat samaa näkymää, asioista puhutaan samalla kielellä.

Taloudellinen näkökulma

Keskittämisessä voi olla myös suoraa taloudellista hyötyä. Useat ohjelmistotoimittajat, Fennoa mukaan lukien, tarjoavat volyymietuja asiakasmäärän kasvaessa. Kannattaa selvittää, millaisia mahdollisuuksia oman kumppanin kanssa on.

Taloudellinen hyöty ei elä pelkissä alennuksissa. Se on myös siinä ajassa, joka vapautuu, kun päivässä ei kulu turhaa aikaa järjestelmästä toiseen siirtymiseen ja uudelleen orientoitumiseen.

Mutta entä asiakkaiden siirtäminen Fennoaan?

Helpompaa kuin luulisi.

Jos mietit asiakkaiden keskittämistä Fennoaan, tässäkin kannattaa hyödyntää samaa niputtamisen ideaa: siirrä useampi asiakas tai vaikka koko kanta kerralla yhdestä järjestelmästä toiseen. Niin perehdyt uuteen kerralla kunnolla, ja vanhan järjestelmän voi jättää kokonaan taakse. Myös siirrosta asiakkaille kommunikointi helpottuu, kun voit käyttää samaa mallia useiden asiakkaiden kanssa.

Asiakkaiden siirtäminen Fennoaan on tehty sinulle mahdollisimman helpoksi. Jos keskittäminen on ajankohtaista, ole rohkeasti yhteydessä asiakasvastaasi. Autamme sinua siirron suunnittelussa ja tuemme sinua koko siirtoprojektin ajan – tai teemme jopa siirron kokonaan sinun puolestasi!

 Jos siis järjestelmähyppely väsyttää ja kaipaat sujuvampaa arkea, tästä se lähtee!