Kirjanpito-ohjelma aloittavalle yrittäjälle

Uuden yrityksen perustaminen tuo mukanaan paitsi innostusta, myös pitkän tehtävälistan. Aloittavana yrittäjänä yksi tärkeimmistä päätöksistä on se, miten järjestät yrityksesi taloushallinnon ja minkä kirjanpito-ohjelman valitset sen tueksi.

Ei ole se ja sama, minkä kirjanpito-ohjelman aloittavana yrittäjänä otat käyttöösi. Kirjanpito-ohjelmalla on nimittäin yritystoiminnassa olennainen rooli.

Ensinnäkin: taloushallinnon pakolliset asiat voi hoitaa joko kätevästi tai vähemmän kätevästi, jolloin kirjanpito-ohjelman käytettävyydellä on väliä. Toiseksi: ohjelman ominaisuudet ratkaisevat sen, mitä muita hyötyjä saat liiketoimintaasi.

Oikein valittu järjestelmä on tärkeä perusta yrityksen pyörittämiselle, sillä se voi sujuvoittaa arkea tuntuvasti, vähentää virheitä ja helpottaa talouden hallintaa.

Mitä aloittava yrittäjä kirjanpito-ohjelmalta oikeasti tarvitsee?

Aloittavan yrittäjän tarpeet kirjanpito-ohjelmalta ovat usein hyvinkin käytännönläheisiä, eikä syvälliselle kirjanpito-osaamiselle tai raskaalle raportoinnille yleensä ole alkuvaiheessa tarvetta. Tärkeintä on, että rutiinit hoituvat vaivattomasti ilman, että taloushallinto vie aikaa itse liiketoiminnan pyörittämiseltä.

Monella aloittavalla yrittäjällä ei myöskään ole ennestään kokemusta kirjanpidosta. Siksikin kirjanpito-ohjelman käytön helppous on yksi keskeisimmistä näkökulmista. Useimmiten riittää, että ohjelmasta löytyvät toiminnot pienyrityksen kriittisten perustarpeiden hoitamiseen:

• Vaivaton laskutus: Myyntilaskujen luonti, lähettäminen ja maksuvalvonta.
• Kätevä kuittien käsittely: Ostokuittien nopea tallennus suoraan puhelimella.
• ALV-laskelmat ja lakisääteiset raportit: Tiedot viranomaisille ja kirjanpitäjälle ilman manuaalista säätöä.
• Reaaliaikainen näkymä talouteen: Selkeä tilannekuva siitä, paljonko rahaa tulee ja menee.

Nykyisissä kirjanpito-ohjelmissa automaatio on tärkeä helppokäyttöisyyden mahdollistaja. Automaatio tekee taustalla töitä esimerkiksi lukemalla automaattisesti kuiteilta tietoja, jolloin sinun ei tarvitse erikseen näppäillä niitä ohjelmaan. Myös tekoäly voi täydentää automaatiota, esimerkiksi ehdottamalla käyttäjälle seuraavia toimenpiteitä.

Kirjanpito-ohjelman helppokäyttöisyys on kuitenkin muutakin kuin automaatioita. Siihen kuuluvat myös selkeä ilme, käyttöliittymän nykyaikaisuus ja intuitiiviset valikot – siis yleisesti ottaen se, että ohjelman käyttö sujuu loogisesti ja ilman päänvaivaa. Luota siis itseesi helppokäyttöisyyden arvioijana: kirjanpito-ohjelman toimintojen löytämisen ei kuulu vaatia pitkiä koulutuksia.

Liian monipuolinen kirjanpito-ohjelma kuormittaa turhaan

Tavallinen virhe aloittavalle yrittäjälle on valita suoraan suuri ja raskas toiminnanohjaus- tai taloushallintojärjestelmä "kaiken varalta". Laaja ominaisuuslista saattaa paperilla näyttää vakuuttavalta, mutta käytännössä liian laaja ohjelma tuo mukanaan paljon haasteita:

• Liikaa opittavaa kerralla: Aikaa kuluu järjestelmän opetteluun ja valikoissa navigointiin sen sijaan, että sen voisi käyttää asiakastyöhön. Iso osa toiminnoista voi myös jäädä käyttämättä.
  
  
• Turhat kiinteät kulut: Monimutkaiset järjestelmät ovat usein hinnakkaampia, ja niiden käyttöönotto vaatii maksullisia koulutuksia.
  
  
• Inhimilliset virheet: Kun ohjelma sisältää paljon ominaisuuksia ja asetuksia, virheiden riski kasvaa.

Aloittavan yrittäjän kannattaa siis suosia ohjelmistoa, joka pitää perusnäkymän selkeänä, mutta tarjoaa mahdollisuuden ottaa lisäominaisuuksia käyttöön sitten, kun yrityksen toiminta niitä oikeasti vaatii.

Yrittäjän toimivan arjen pääainekset: laskutus ja mobiilikäyttö

Monille aloittaville yrittäjille laskutus on se toiminto, jonka sujuvuudella on arjessa kaikkein suurin merkitys. Ajatus erillisen ilmaisen tai edullisen laskutusohjelman käyttämisestä saattaa houkutella. Kannattaa kuitenkin huomioida, että myös erillisistä ohjelmista voi tulla kustannuksia:

• Joudut toimittamaan kuitit erikseen kirjanpitäjälle ja syntyy tarpeettomia siiloja, joihin uppoaa arvokasta työaikaa.
• Tietoja pitää siirtää järjestelmästä toiseen manuaalisesti. Tähän kuluu joko sinun aikaasi tai kirjanpitäjän aikaa, josta taas maksat laskutettavina tunteina.

Laskutuksen ja kirjanpidon hoitaminen yhdessä järjestelmässä säästää sekä aikaa että rahaa, kun laskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, kuitteja ei tarvitse etsiä, eikä kumpikaan osapuoli joudu tekemään tarpeetonta näppäilytyötä.

Toinen ehdoton arkea helpottava ominaisuus on kirjanpito-ohjelman mobiilikäyttö. Harva hoitaa yritystoimintaansa vain toimistolla työpöydän ääressä. Siksi sujuvakäyttöinen mobiilisovellus on muuttunut kivasta lisäominaisuudesta hyvin rullaavan työarjen edellytykseksi.

Mobiilisovellus ratkaisee ennen kaikkea kuittien tallettamisen haasteet. Kun kuvaat kuitin heti ostotilanteen jälkeen sovelluksella, tekoäly lukee kuitilta tiedot ja siirtää sen suoraan kirjanpitoon. Samalla helppoudella mobiilissa hoituvat myös saapuvien ostolaskujen hyväksyntä ja maksaminen sekä taloustilanteen nopea tarkastus. Kun saat hoidettua tehtävät saman tien, unohdukset vähenevät ja muistettavien asioiden lista lyhenee.

Kuinka löytää itselle sopivin kirjanpito-ohjelma?

Hinta on ymmärrettävästi tärkeä näkökulma aloittavan yrittäjän kirjanpito-ohjelman valinnassa. Kirjanpito-ohjelmien hinnoittelun kanssa kannattaa kuitenkin olla tarkkana, sillä pelkkä alhainen kuukausihinta ei kerro kaikkea. Hinnoittelumallit vaihtelevat, ja piilokulut voivat yllättää aloittavan yrittäjän.

Kiinnitä hinnoittelussa huomiota näihin:

• Rakenne: Perustuuko hinta käyttäjämääriin, tapahtumamääriin vai käytössä olevien ominaisuuksien määrään?
• Transaktiomaksut: Paljonko maksavat verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto, pankkitapahtumat ja e-kuitit?
• Skaalautuvuus: Nouseeko hinta tuntuvasti, kun volyymi kasvaa?

Tämänhetkisen hinnan lisäksi painoarvoa kannattaa antaa kustannusten ennustettavuudelle. Läpinäkyvä ja pysyvästi edullinen hinnoittelu peittoaa nopeasti määräaikaiset kampanja-alennukset. Selkeä ja ennakoitava hinnoittelu tekee myös budjetoinnista helpompaa.

Valitse tarpeisiisi ja tavoitteisiisi täsmäävä kirjanpito-ohjelma

Jotta osaat valita alkavalle liiketoiminnallesi parhaan vaihtoehdon, vertaile vaihtoehtoja oman yrittäjäprofiilisi kautta:

• Sivutoiminen yrittäjä tai toiminimi (vähän tapahtumia)
  Tärkein tarpeesi on todennäköisesti mahdollisimman edullinen ja yksinkertainen työkalu laskutukseen sekä kuittien tallennukseen. Painota valinnassa ohjelman keveyttä ja helppoa kuittien kuvausta.
• Yksinyrittäjä ja asiantuntija (säännöllinen myynti)
  Sinulle hyödyllisimpiä toimintoja ovat sujuva verkkolaskutus, automaattinen kuittien tunnistus ja saumaton yhteistyö kirjanpitäjän kanssa. Järkevin ratkaisu on pilvipohjainen taloushallinto-ohjelmisto, joka integroi laskutuksen ja pankkiyhteydet ilman manuaalista työtä.
• Kasvuhakuinen yritys tai osakeyhtiö (tavoitteena rekrytoinnit tai myynnin kasvu)
  Tarvitset järjestelmän, joka tarjoaa reaaliaikaista raportointia, automatisoituja prosesseja sekä valmiuden laajentaa esimerkiksi palkanlaskentaan ja integraatioihin ilman ohjelmiston vaihtoa. Pitkäikäisin valinta on taloushallintojärjestelmä, joka skaalautuu joustavasti tarpeen mukaan.

Fennoa on turvallinen valinta aloittavalle yrittäjälle

Fennoa tarjoaa kaikki tarvittavat työkalut yrittäjän arkeen ja saumattomaan yhteistyöhön tilitoimiston kanssa. Helppokäyttöinen ohjelma kulkee mukana myös mobiilissa, ja talousasiat on näppärää hoitaa missä ja milloin tahansa.

Voit aloittaa Fennoan käytön kevyestä paketista ja vaihtaa kattavampaan milloin tahansa tarpeesi mukaan. Näin taloushallinnosta ei missään vaiheessa tule liiketoimintasi pullonkaulaa.

» Lue lisää hyödyistä yrityksellesi!