Kun palkanlaskenta vie liikaa aikaa, se ei ole enää ilmaista

Miksi Fennoa on tehokkaampi vaihtoehto kuin ilmainen palkanlaskentatyökalu?

Moni yritys aloittaa palkanlaskennan ilmaisella työkalulla, koska se tuntuu yksinkertaiselta ja kustannustehokkaalta. Mutta kun arki pyörii, palkkoja maksetaan kuukausittain ja viranomaisvelvoitteet täytyy hoitaa ajallaan, yksi tärkeä kysymys nousee esiin:

Jos palkanlaskenta vie paljon aikaa, onko työkalu silloin oikeasti ilmainen?

Palkanlaskenta koskettaa yrityksen keskeisimpiä prosesseja. Siksi kannattaa miettiä, millaisessa järjestelmässä palkanlaskenta, kirjanpito ja viranomaisasioiden hoitaminen onnistuvat mahdollisimman sujuvasti — ilman Excel-kierroksia, manuaalisia jaksotuksia tai tuplakirjauksia.

Fennoassa palkanlaskenta ja kirjanpito kulkevat käsikädessä. Tämä tuo arkeen selkeää säästöä, vähemmän virheitä ja paljon vähemmän huolehdittavaa.

Aika on rahaa ja palkanlaskennassa se korostuu

Ilmainen työkalu ei maksa mitään, mutta sen käyttämiseen kuluva aika maksaa.
Usein kyse ei ole tuntikausien työrupeamista kerralla, vaan useista pienistä ja toistuvista manuaalisista vaiheista: tietojen tallentamisesta, tarkistamisesta, maksujen muodostamisesta tai jaksotusten laskemisesta.

Yksittäinen työvaihe voi viedä vaikka vain vartin. Mutta kun sama asia toistuu useasti kuukausittain, viikoittain tai päivittäin, ja jokaisella palkkakaudella ja palkansaajalla, kerrannaisvaikutukset ovatkin yllättävän suuria.

Pienestä hidasteesta tulee ajan myötä iso aikasyöppö — ja juuri näihin toistuviin rutiineihin Fennoan automaatio tuo merkittävimmän säästön.

Excel jää historiaan, kun kirjanpito ja palkat ovat samassa paikassa

Kun palkat kirjautuvat automaattisesti oikeille tileille ja jaksotukset syntyvät puolestasi, kirjanpito valmistuu nopeammin ja luotettavammin.

Ilmaisissa työkaluissa moni asia jää palkanlaskijan itse hoidettavaksi:

• palkkojen kirjaaminen kirjanpitoon
• sivukuluihin varautuminen
• lomapalkkavelkalaskenta
• manuaaliset maksut

Fennoassa nämä eivät ole irrallisia työvaiheita, vaan osa sujuvaa kokonaisprosessia.

Fennoa on helppo — jopa helpompi kuin ilmainen työkalu

Käyttö on yhtä suoraviivaista, mutta erot tulevat esiin arjessa:

• Käyttöliittymä on selkeä ja looginen.
• Maksut syntyvät automaattisesti ilman erillistä maksuaineistojen muodostamista.
• Tiliöinnit muodostuvat automaattisesti.

Työ ei katkea tiedostojen siirtelyyn tai tuplakirjauksiin.

Viranomaisasiat hoituvat automaattisesti

Palkanlaskijan ei tarvitse muistaa jokaista erillistä velvoitetta. Fennoa hoitaa paljon taustalla automaationa:

• Verokorttien nouto
• Työnantajan erillisilmoitus
• Tulorekisteri-ilmoitukset pidätyksineen ja maksuineen
• AY-jäsenmaksut
• Ulosottojen huomiointi ja maksut
• Muut viranomaisraportoinnit

Kun ilmoitukset lähtevät automaattisesti ja maksut muodostuvat valmiiksi, sekä virheet että stressi vähenevät.

Jatkuvasti ajan tasalla oleva lomalaskenta

Lomapalkkavelka ja lomalaskenta voivat helposti muodostua salakavalaksi aikasyöpöksi. Fennoassa lomalaskenta tehdään kuukausittain, jolloin sinulla on koko ajan tiedossa kertyneet lomapäivät ja lomapalkka. Ei enää kerran vuodessa lomapalkkavelan laskemista, vaan käytössäsi on jatkuva seuranta lomista.

Fennoassa:

• Käytössäsi on keskeiset lomapalkkojen laskentatavat, jotka sopivat sekä kuukausi- että tuntipalkkaiselle työntekijälle.
• Myös keskiansioon perustuva lomalaskenta, kuten keskituntiansion ja keskipäiväpalkan laskenta, onnistuu helposti.
• Lomakertymät ja palkkavelka pysyvät aina ajan tasalla.
• Laskentaperusteet eivät häviä tiedostoihin tai muistiinpanoihin.

Tämä sujuvoittaa erityisesti silloin, kun yrityksellä on kausityöntekijöitä tai paljon vaihtuvuutta.

Yhteistyö palkanlaskijan ja yrityksen välillä helpottuu — työntekijät mukaan prosessiin

Fennoa ei ole vain palkanlaskijan työkalu. Myös asiakasyritys ja sen työntekijät voivat osallistua prosessiin:

• Työntekijät voivat syöttää omat tuntinsa ja poissaolonsa.
• Asiakas voi täydentää tietoja suoraan järjestelmään.
• Tiiminvetäjä hyväksyy oman tiimin jäsenten tallentamat työtunnit ja poissaolot, jolloin myös hyväksynnät hoituvat helposti ja palkanlaskija saa hyväksytyt palkkatiedot ajantasaisesti.
• Palkanlaskijan manuaalinen näpyttely vähenee huomattavasti.

Usein palkanlaskennan suurin haaste ei ole itse laskenta, vaan se, että palkkatiedot saadaan ajoissa. Yhteinen järjestelmä palkanlaskijan ja yrityksen välillä poistaa tämän pullonkaulan, vähentää virheitä ja nopeuttaa työnkulkuja.

Tiesitkö?

Fennoasta löytyy myös nettopalkkalaskuri, jonka avulla saat laskettua maksettavan palkan perusteella bruttopalkan määrän.

Palkanlaskennassa virheet maksavat nopeasti

Palkanlaskenta on herkkä prosessi, jossa virheet näkyvät heti. Liikaa maksettua palkkaa on hankala ja usein kiusallista periä takaisin, ja liian vähän tai myöhässä maksettu palkka heikentää nopeasti luottamusta ja työnantajakuvaa.

Lisäksi palkanlaskentaan liittyy tiukat viranomaisvelvoitteet. Virheelliset tai myöhästyneet tulorekisteri-ilmoitukset voivat johtaa huomautuksiin tai sanktioihin.

Siksi palkanlaskennassa korostuvat tarkkuus, oikea-aikaisuus ja toimivat prosessit. Kun palkanlaskenta on automatisoitu ja rakennettu osaksi kokonaisuutta, virheriski pienenee ja palkat saadaan maksettua oikein ja ajallaan.

Palkanlaskija + kirjanpitäjä

Palkanlaskenta ja kirjanpito voivat olla saman henkilön vastuulla tai ne voivat jakautua eri rooleille. Molemmissa tapauksissa yksi asia on yhteinen: työn sujuvuus paranee merkittävästi, kun kaikki tehdään samassa järjestelmässä.

Jos sama henkilö hoitaa sekä palkanlaskennan että kirjanpidon, työ etenee loogisesti ja ilman turhia työvaiheita. Ja jos roolit on jaettu palkanlaskijan ja kirjanpitäjän kesken, hyöty korostuu entisestään: kirjanpitäjä saa käyttöönsä valmiiksi oikein muodostuneen aineiston, eikä aikaa kulu selvittelyyn tai korjaamiseen.

Lopputuloksena on sujuvampi työnjako, vähemmän manuaalista työtä ja varmempi lopputulos. Tekipä palkat ja kirjanpidon sama henkilö tai kaksi eri ammattilaista, kirjanpitäjäkollega kiittää, kun kaikki on yhdessä ja oikein alusta asti.

Kun palkat ja kirjanpito ovat samassa järjestelmässä, koko ketju toimii paremmin

Erilliset järjestelmät aiheuttavat aina siirtelyä, manuaalityötä ja riskin tiedon katoamisesta matkalla.

Fennoassa:

• kaikki tapahtuu yhdessä paikassa
• tieto liikkuu automaattisesti
• raportit ja kirjanpito ovat reaaliaikaisia
• palkanlaskennan ja taloushallinnon yhteistyö on sujuvaa.

Yhteenveto: ilmainen työkalu ei aina ole edullisin valinta

Palkanlaskennassa suurin kustannus ei ole ohjelmiston hinta, vaan käytetty aika.
Fennoa tarjoaa automaatiota, tarkkuutta ja sujuvia prosesseja, jotka säästävät aikaa jokaisessa kuussa — ja pitävät talouden tiedot aina ajan tasalla.

Kun palkat ja kirjanpito kulkevat yhdessä, kokonaisuus toimii.