Kiinteistöhuolto Tuohenmaa: Eroon työnjakopuheluista ja lippulapuista

Kiinteistöhuolto Tuohenmaa Oy on Orimattilassa toimiva, etenkin kiinteistöjen ulkoalueiden kunnossapitoon ja huoltoon erikoistunut palveluja tarjoava yritys. Yrityksessä on tällä hetkellä töissä 7 kiinteistöjen hoitajaa sekä toimistopäällikkö Tonya Tuohenmaa.

Yrityksellä on kokemusta sekä Avaa Solutions Oy:n aiemmasta että nykyisestä kiinteistönhuollon toiminnanohjausjärjestelmästä.

"Toiminnanohjausjärjestelmä on ollut mukana meidän arjessamme jo yli 5 vuotta. Nyt kun ohjelmisto on päivitetty uuteen versioon, uskomme yhteistyön jatkuvan seuraavatkin vuodet", Tonya kertoo.

Irti töiden jakamisesta puhelimessa ja sähköpostilla

Miten uusi kiinteistöhuollon toiminnanohjaus sitten näkyy Tuohenmaan arjessa?

"Todella käytännöllinen ja nopea tapa organisoida päivän tehtävät useille tekijöille", luonnehtii toimistopäällikkö Tonya Tuohenmaa. "Päivittäisten tehtävien jakelu kiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitajille on merkittävästi helpottunut kiinteistönhuollon toiminnanohjausjärjestelmämme myötä. Jaan päivän työtehtävät vastuullisille tekijöille omalta koneeltani, ja pystyn halutessani seuraamaan päivän aikana tehtyjä tapahtumia."

"Kiinteistönhuollon toiminnanohjauksen avulla olemme päässeet täysin irti siitä, että minun pitäisi työpäivän alussa käydä tehtäviä läpi puhelimessa tai jakaa niitä sähköpostilla."

Työt jaetaan sopimusten mukaan suoraan uudistetun kiinteistönhuollon toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Näin jokainen työntekijä tietää päivän tehtävänsä ja aikataulun. 

Käteviä automaatioita, ei enää lippulappuja

"Toistuvien töiden sekä valmiiden päiväkirjalenkkien automaatiot ovat tuoneet merkittävää helpotusta päivittäisiin askareisiin niin minun kuin työntekijöiden näkökulmasta", Tuohenmaa kuvailee.

Jokaisella Tuohenmaa Oy:n työntekijällä  on käytössään työpuhelin, jolla he hoitavat töiden vastaanottamiset ja tehdyn työn kuittaukset. Näin ulkoalueiden työntekijät voivat helposti nähdä oman päivänsä aktiviteetit heti aamulla mobiilisovelluksen kautta. Päiväkirjalenkit ja suunnitellut työt näkee suoraan kiinteistönhuollon toiminnanohjaussovelluksen kautta. Tehtävät siis vastaanotetaan, kuitataan aloitetuiksi ja merkitään valmiiksi suoraan paikan päällä.

Toiminnanohjausjärjestelmän päiväkirjalenkit hyödyntävät tehtävissä paikkatietoja. Tästä on hyötyä esimerkiksi silloin, kun täytyy todistaa erilaisia tapahtumia jälkikäteen. Joskus voi olla tarpeen vaikkapa todistaa, että katu on ollut hiekoitettu tiettynä ajankohtana.

"Tämä on todella hyödyllinen ominaisuus, jos jotain odottamatonta sattuu ja on tarpeen todentaa, että kiinteistöhuoltoon liittyvät tehtävät on hoidettu ajallaan", Tuohenmaa kehuu.

Lisäksi kaikki tarvittava tieto tehtävästä kertyy talteen järjestelmään.

"Erityisen hyvänä ominaisuutena kiinteistönhuoltajat pitävät sitä, että asennustöissä käytetyt varaosat saa tuotua suoraan järjestelmään viivakoodin lukijan avulla. Samalla kun työ tehdään, saadaan talteen tieto käytetyistä vaihdetuista varaosista."

"Ei tarvita mitään erillisiä lippulappuja ja tietojen kirjaamista myöhemmin toimistolla. Laskulle saadaan suoraan tiedot eikä mitään jää laskuttamatta. "

Parannuksia palautteen pohjalta

Tuohenmaan mukaan heidän kiinteistöjen hoitajat ovat omaksuneet hienosti  toiminnanohjausjärjestelmän käytön ja pitävät sen ominaisuuksia työtä helpottavina.

"Ainoana pieni ongelma on se, että kännykän pienessä näytössä käytettävät painikkeet ovat kovin pieniä. Silloin tällöin käy niin, että tehtävä lopetetaan liian aikaisin, kun sormi osuu vahingossa tehtävän päättävän napin päälle. Tähän varmasti tullaan tekemään jatkossa parannuksia", naurahtaa Tonya.