Varaa demo Kirjaudu
Varaa demo Kirjaudu
Varaa demo Kirjaudu
Opas yritykselle

Kohti tehokkaampaa kirjanpitoa

Vähemmän riskejä, vähemmän säätöä, vähemmän sovelluksia.

4
← Katso kaikki oppaat

Oppaan sisältö

Eroon kuittirumbasta ja
sähköpostittelusta

Tiesitkö, että kirjanpito on saanut alkunsa jo ennen kirjoitustaidon kehittymistä? Mesopotamian nuolenpääkirjoitus syntyi kirjanpidon tekemisen tarpeesta, eikä ihan suotta – kun liiketoiminnan pyörteistä on kärryillä, mahdollisista haasteistakin selviää huomattavasti sujuvammin.

Enää ei tarvitse operoida nuolenpääkirjoituksen varassa -eikä edes paperien ja sähköpostien. Tehokas kirjanpito saavutetaan yrityksen ja tilitoimiston yhteistyöllä helppokäyttöisessä kirjanpito-ohjelmassa, jolloin monet manuaaliset työt, erilliset ohjelmistot, riskit ja ylimääräinen säätö poistuvat. Pääset eroon kuittirumbasta ja sähköpostittelusta.

Oletko valmis kuulemaan miten?

1. Valitse tilitoimisto

Taloushallintoon liittyvä lainsäädäntö, säätely ja verotus on monimutkainen kokonaisuus ja muutoksia tulee säännöllisesti. Kirjanpito ja palkkahallinto vaativatkin alan kovaa asiantuntemusta ja omistautuneisuutta asialle. Vain harvan kannattaa tehdä taloushallinnon kokonaisuus itse - aikasi tarvitaan ydinliiketoimintaan.

Jos sinulla siis ei vielä ole tilitoimistoa, valitse sellainen.

Nykyisin tilitoimiston valintaan vaikuttaa maantieteellisen sijainnin sijaan enemmänkin toimialaosaaminen ja se, miten helpoksi tarjottava palvelu on rakennettu.

Huomioi tilitoimiston valinnassa:

  • Ymmärtääkö tilitoimisto toimialaani?
  • Onko tilitoimisto nykyaikainen - tehdäänkö kirjanpito yhdessä ohjelmiston avulla vai operoidaanko paperilla/sähköpostilla?
  • Mitä ohjelmia tilitoimisto käyttää?
  • Mitä palvelu sisältää - pelkkää lukujen kirjausta vai myös liiketoiminnan konsultointia?
  • Miten palvelu on hinnoiteltu?
Vinkki: valitse tilitoimisto huolella
lamppu

Vinkki: valitse tilitoimisto huolella

Muista, että tilitoimisto on yksi tärkeimmistä kumppaneistasi.

Lue opas tilitoimiston valintaan

2. Tiedosta taloushallinnon roolit

Tehokas kirjanpito vaatii aina ihmisiä ja ihmisille selkeät roolit. Tarvitaan:

1. Yrityksen edustaja (yrittäjä/toimitusjohtaja/talouspäällikkö)

2. Kirjanpitäjä

3. Palkanlaskija

Mutta mitä kukin tekee?

1

Yrityksen edustajan tehtävät

  • Laatii myyntilaskuja
  • Kuvaa kuitit ja toimittaa ne kirjanpitoon
  • Hyväksyy ostolaskut ja matkalaskut
  • Tallentaa ja hyväksyy palkkatapahtumia palkanlaskentaa varten
  • Ohjaa toimintaa hyödyntäen yrityksen talouteen liittyviä tietoja
Yrityksen edustajan tehtävät
2

Kirjanpitäjän tehtävät

  • Huolehtii kirjanpidon kokonaisuudesta
  • Kirjaa tositteita, tekee veroilmoitukset ja
    tilinpäätöksen
  • Tiliöi hyväksytyt ostokuitit ja laskut kirjanpitoon
  • Seuraa reskontrien täsmäävyyttä kirjanpitoon
  • Tukee yrittäjää kirjanpitoon liittyvissä asioissa
Kirjanpitäjän tehtävät
3

Palkanlaskijan tehtävät

  • Huolehtii palkanlaskennan kokonaisuudesta
  • Vastaa palkkojen laskennasta ja esimerkiksi työehtosopimusten tulkinnasta
  • Seuraa lomakertymiä ja tekee
    lomapalkkavaraukset
  • Tukee yrittäjää palkanlaskentaan liittyvissä asioissa
Palkanlaskijan tehtävät

Etsi tilitoimistoja listauksestamme

Hyvä tilitoimisto auttaa talouden seurannassa ja voi viedä yritystäsi harppauksen eteenpäin.

Voit hakea tilitoimistoja hakemistostamme toimialan, paikkakunnan, etäpalvelumahdollisuuden, palvelujen sisällön ja tilitoimiston koon mukaan.

Etsi tilitoimistoja

3. Hanki taloushallinto-ohjelmisto

Kuittirumba ja tilitoimiston kanssa käytävä sähköpostijumppa ovat monen yrityksen salakavalia aikavarkaita. Näistä on tehokkuus kaukana. Jotta voit säästää aikaasi, tarvitset taloushallinto-ohjelmiston.

Kirjanpito-ohjelmiston käyttöön siirtyminen säästää aikaa, minimoi inhimillisiä virheitä ja tekee yhteistyöstä tilitoimiston kanssa sujuvaa. Kun ohjelmisto on vielä helppokäyttöinen, poistuu työpäivistä paljon kiirettä ja ylimääräistä selvittelyä.

Sähköisellä taloushallinnolla säästät merkittävästi aikaa

Esimerkiksi yrityksessä, jossa käsitellään 20 ostolaskua ja 40 myyntilaskua kuukausittain, sähköisellä taloushallinnolla kuluu lähes puolet vähemmän aikaa kuin kuluisi paperilaskutuksella.

Aikaa säästyy kuukaudessa 3 h 4 min.

*Laskennassa käytettävät arvot on haettu Finanssialan keskusliiton Ympäristöystävällinen verkkolasku -julkaisusta. Ohjelmana laskelmassa on käytetty Fennoaa.

Näyttökuva 2023-11-07 113008

Kaksi konkreettista esimerkkiä ajan säästöstä taloushallinto-ohjelmistolla*

* Esimerkeissä on käytetty Fennoaa, jossa monia työvaiheita hoidetaan
automaattisesti ja käytettävyys on aidosti helppoa.

Tunnusluku
Myyntilaskujen hoitaminen
Ostolaskujen käsittely
Perinteinen tapa
- Laskun luonti laskutusohjelmassa tai excelissä.
- Laskun tulostus arkistointia (ja lähetystä) varten.
- Laskun kuoritus ja postitus TAI tallennus koneelle ja erillinen lähetys sähköpostilla.
- Laskujen toimittaminen kirjanpitäjälle yksittäin tai laskutusyhteenvetona.
- Saatavien hallinta noutamalla pankista viiteaineisto ja sen vieminen laskutusohjelmaan TAI merkitään tiliotteelta käsin suoritukset.
- Laskut vastaanotetaan paperisina tai sähköpostilla.
- Laskut syötetään verkkopankkiin ja maksetaan siellä.
- Laskut niputetaan ja toimitetaan kirjanpitäjälle.
- Kirjanpitäjä syöttää laskut käsin kirjanpitoon.
- Avoimia laskuja seurataan ohjelmiston ulkopuolella, esimerkiksi paperilla.
Helpompi tapa
- Laskun luonti taloushallinto-ohjelmassa.
- Lähetys helposti kaikissa lähetysmuodoissa.
- Suoritukset kohdistuvat automaattisesti reskontraan.
- Tiedot ovat heti valmiina kirjanpidossa.
- Muistutukset ja perintä toimivat automaatioiden avulla.
- Laskut tulevat suoraan taloushallinto-ohjelmaan.
-Laskut tarkastetaan, hyväksytään ja maksetaan taloushallinto-ohjelmassa.
-Tiedot ovat valmiiksi samassa ohjelmassa kuin kirjanpito.
-Ajantasaisen avointen laskujen tilanteen saa suoraan ohjelmassa.

Mitä huomioida taloushallinto-ohjelmanvalinnassa?

Kirjanpito-ohjelman hankinnan tavoitteena on helpottaa elämääsi ja viestintää tilitoimistosi kanssa, sekä poistaa inhimillisiä riskejä.

Jotta tavoite toteutuisi, ota selvää seuraavista asioista:

1

Helppokäyttöisyys

Kaikki kirjanpito-ohjelmat saattavat vähentää esimerkiksi inhimillisten erheiden riskejä, mutta käytettävyyteen liittyvät haasteet jatkavat ajan nakertamista tuottavammalta työltä. Siksi kannattaakin varmistaa, että ohjelma on oikeasti helppokäyttöinen.

Helppokäyttöisyyttä lisää esimerkiksi mahdollisuus mobiilisovelluksen käyttöön,
jolloin kuitit voi hoitaa pois alta heti, laskut hyväksyä ja maksaa sijainnista riippumatta.

Helppokäyttöisyys
2

Soveltuvuus toimialallesi

Varmista, että ohjelmisto soveltuu juuri sinun toimialallesi. Talousasiat ovat mutkikkaita ja joillain erityisaloilla on erityisvaatimuksia. Yksi ei sovi kaikille.

Soveltuvuus toimialallesi
3

Ominaisuudet

Jos haluat välttyä ohjelmien sillisalaatilta varmista, että saat samasta taloushallinto-ohjelmistosta kaikki ne ominaisuudet, mitä taloutesi hallinta vaatii.

Tutustu esimerkiksi Fennoan taloushallintojärjestelmän ominaisuuksiin.

Ominaisuudet
4

Yhteiskäyttöisyys

Kun kirjanpitäjäsi ja palkanlaskijasi käyttävät samaa ohjelmaa kuin sinä, kapulanvaihto eri tehtävien sujumiseksi toimii kitkatta. Näin asiat eivät etene muistin varassa ja pääset eroon ylimääräisestä säätämisestä. Ohjelma huolehtii, että jokainen on tehtäviensä tasalla.

Yhteiskäyttöisyys
5

Tarpeisiin vastaaminen -myös tulevaisuudessa

Ohjelmiston ikä vaikuttaa usein myös siihen, että konepellin alle muodostuu mutkia. Kun niitä on paljon, ohjelmiston kehittäminen vaikeutuu.

Varmista, että valitsemasi ohjelmisto on nykyaikainen ja voit luottaa sen vastaavan tarpeisiisi myös tulevaisuudessa.

Tarpeisiin vastaaminen -myös tulevaisuudessa
6

Yhteydet muihin järjestelmiin

Jos sinulla on käytössäsi kassajärjestelmä, verkkokauppa tai ERP, on tärkeää varmistaa, että tiedot saa siirtymään sieltä myös kirjanpito-ohjelmaan. Näin vältyt ylimääräiseltä ja toistuvalta työltä.

Yhteydet muihin järjestelmiin
7

Raportointi

Raportointi auttaa kaikkia osapuolia pysymään kärryillä siitä, mitä yrityksessä tapahtuu. Varmista, että taloushallinto-ohjelmassa raportit ovat helposti saatavilla:
mieluusti sekä lukuina, että graafeina.

Edellä mainitut yhteydet käytössä oleviin ohjelmiin ovat olennainen tekijä raportoinnin sujuvuudelle. Mm. näiden yhteyksien avulla taloushallinto-ohjelma
antaa sinulle koko ajan reaaliaikaiset raportit liiketoiminnan johtamiseen. Varmista, että nämä ovat kunnossa taloushallinto-ohjelmassa.

Raportointi
8

Hinta

Aivan, kuten tilitoimistojen kanssa, hinta on luonnollisesti tärkeä tekijä. Hyvää taloushallinto-ohjelmaa ei kuitenkaan saa ilmaiseksi, sillä sen kehittäminen, ylläpito
ja tuki aiheuttavat kustannuksia. On kuitenkin hyvä varmistaa, että hinnoittelumalli on järkevä liiketoiminnallesi.

Hinta

4. Hyödynnä raportointia

Taloushallinto-ohjelmassa raportoinnit päivittyvät reaaliajassa, jolloin pystyt johtamaan yritystäsi tiedon perusteella. Ei olekaan huono ajatus käyttää kuittirumbasta säästyvä aika raporttien seurantaan.

Pohdi yhdessä tilitoimistosi kanssa, mitkä ovat ne keskeiset luvut, joita kannattaa seurata. Tee seuraamisesta säännöllinen tapa ja jaa luvut avainhenkilöiden kanssa.

Pelkkä lukujen seuraaminen ei kuitenkaan riitä. Niitä on tarpeen myös tulkita. Kun osaat liittää luvut siihen, mistä ne kertovat, saat liiketoimintasi ohjaamiseen vahvan työkalun. Poraudu siis lukujen lähteille ja tutki mikä niihin vaikuttaa. Lukujen tulkinnassa sinua auttaa hyvä tilitoimisto

Mieti, mitä lukuja ja miksi seuraat aktiivisesti?
lamppu

Mieti, mitä lukuja ja miksi seuraat aktiivisesti?

  • Lukujen avulla asetat valistuneet tavoitteet ja seuraat kuinka ne toteutuvat
  • Pystyt tekemään parempia päätöksiä
  • Pystyt ennakoimaan mahdolliset ongelmat
Lue opas yrityksen tunnusluvuista
Referenssi_Profitas_Kauneushoitola-Riikka-Tainio
"Sen sijaan, että näkisin kerran kuukaudessa raportin liikevaihdon tilanteesta, voin seurata sitä nyt reaaliaikaisesti koko ajan. Se helpottaa ennustettavuutta ja esimerkiksi verosuunnittelua todella paljon."

Riikka Tainio-Hendrell
Kauneushoitola Riikka Tainio
(Fennoan käyttäjä)

Lue lisää Riikan kokemuksista

5. Muistilista kirjanpidon
tehostamiseen

  1. Etsi osaava tilitoimisto.
  2. Selkeytä mielessäsi roolit ja tehtävät.
  3. Kartoita yrityksesi tarpeet ja etsi sopiva ohjelmisto käyttöönne.
  4. Yhdistä avainohjelmistot: Kun kassajärjestelmät, verkkokaupat ja ERPit on yhdistetty taloushallinto-ohjelmistoon, raporttisi pysyvät ajan tasalla. 
  5. Hyödynnä raportointia. Aseta mittarit, opi tulkitsemaan lukuja ja johda tiedolla.
  6. Huokaise ja nauti kuppi kahvia. Hyvin tehty! Nyt voit päästää irti turhasta silpusta taloushallintoon liittyen. Aikaa jää olennaisiin tehtäviin, ja niihin kahvitaukoihin.
Vinkki
lamppu

Vinkki

Mitä jos sähköistä järjestelmää ei ole?

Kannattaa antaa tilitoimistolle rohkeasti palautetta tai kysyä, mitä he ehdottaisivat, jotta pääsisit seuraamaan lukuja visuaalisesta näkymästä ja reaaliajassa.

Fennoaan - uuden sukupolven taloushallintojärjestelmään - voit tutustua osoitteessa  fennoa.com

Tutustu Fennoaan

Fennoa – taloushallinto-ohjelma

Fennoa on helppokäyttöinen taloushallinto-ohjelma, jolla hoituvat niin kirjanpito, laskutus, palkanlaskenta, raportointi kuin sähköiset allekirjoituksetkin – kaikki mitä tarvitset sähköiseen taloushallintoon.

Selainpohjainen ohjelmisto toimii luotettavasti ja moni asia hoituu vaikka lennossa Fennoa Mobiililla.

Fennoan saat asiantuntevista tilitoimistoista. 

Lisätietoja Fennoasta
maksa-lasku-mobiilisovellus-fennoa-mobiili-www

Valitse uuden sukupolven taloushallinto-ohjelmisto

96%

valitsisi Fennoan uudelleen.

77%

arvioi Fennoan olevan kilpailijoitaan parempi.

81%

arvioi Fennoan käytön kasvavan tulevaisuudessa.