Sähköinen allekirjoitus ja asiakirja-arkisto

Sähköiset allekirjoitukset ovat tätä päivää ja ne antavat yrityksen toiminnasta ammattimaisen kuvan. Mutta niiden suurin hyöty liittyy ajansäästöön ja turvallisuuteen.

Allekirjoitusten metsästäminen eri osapuolilta – eri puolilta maata – on pahimmillaan työläs urakka. Etenkin etätyökulttuurin myötä ihmiset ovat hajautuneet ympäriinsä ja allekirjoituksia varten pitää sopia erillisiä palavereja. Fennoan käyttäjänä pääset vähemmällä. Saat allekirjoitukset kerättyä helposti lataamalla sopimuksen Fennoaan ja lähettämällä allekirjoituskutsut osapuolten sähköpostiin.

Sähköinen allekirjoitus on perinteistä allekirjoitusta turvallisempi, koska siihen liittyy vahva tunnistautuminen ja vahva salaus. Allekirjoittajat tunnistautuvat pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteellaan. Tämä poistaa väärinkäytösten ja petosten riskiä esimerkiksi tapauksissa, joissa allekirjoittajat eivät ole allekirjoitushetkellä samassa tilassa, ja käsin allekirjoitettu asiakirja skannataan ja lähetetään sinulle postitse tai sähköpostitse.

Digitaalinen allekirjoitus on sisäänrakennettu Fennoaan. Mikä tahansa Fennoaan ladattu PDF-asiakirja voidaan allekirjoittaa vahvan tunnistautumisen avulla. Sähköisten allekirjoitusten kerääminen hoidetaan seuraavasti:

1. Valitse Fennoassa oleva asiakirja
2. Listaa allekirjoittajat ja määrittele tarvittaessa järjestys
3. Lähetä allekirjoituspyyntö

Kun kaikki allekirjoitukset on tehty, tallentuu allekirjoitettu asiakirja automaattisesti Fennoaan.

Fennoaan kuuluu myös sähköinen asiakirja-arkisto: kaikki tärkeät dokumentit ovat turvallisessa säilössä ja hyvässä järjestyksessä. Näin sinun ei tarvitse huolehtia varmuuskopioista, saatikka kassakaapeista turvataksesi asiakirjojen säilymisen.

Kaikki yrityksen taloushallintoon liittyvät asiakirjat, pöytäkirjat, sopimukset ja tilinpäätökset ovat Fennoa Asiakirjoissa yrityksen, tilitoimiston ja tilintarkastajan käytettävissä.

Fennoassa sähköisiä asiakirjoja säilytetään aina Suomessa sijaitsevilla palvelimilla turvallisessa palvelinkeskuksessa. Kaikki aineistot hajautetaan useammalle eri palvelimelle ja varmuuskopioidaan säännöllisesti. Pääsyä asiakirja-arkistoon voidaan sallia tai rajoittaa käyttäjäkohtaisesti.