Blogit

Ensin oli pankki, yhteiskäyttö ja verkkolasku – tehokas kirjanpidon prosessi saavutetaan kolmessa vaiheessa

09.03.2022

Pitäisi siirtyä verkkoon, automatisoida, opetella ja opettaa – työläältä kuulostavat prosessit harmittavat hyvästä syystä. Haastavuuden ei kuitenkaan tarvitse koskea kirjanpidon tehostamisen prosessia. Fennoa-ohjelmiston avulla sähköistetyssä taloushallinnossa suurin vaiva on keksiä, mitä kaikella saadulla ylimääräisellä ajalla tekisi.

Jaakko tekee kaivuutyötä hankalassa maastossa vanhalla rautalapiolla selkä väärällään. Hän saa vinkin, että lapion heiluttelun sijaan kaivinkoneella samat työt hoituisivat huomattavasti näppärämmin. Ei aikaakaan, kun työmaalla on kaivinkone.

Jaakko käynnistää kaivinkoneen, vilkuilee hetken sen nappeja ja jättää sitten koneen tyhjäkäynnille ja siirtyy jatkamaan töitä lapion kanssa.

Miksi? Hyvä kysymys.

Tuttu ja turvallinen on joskus hyvä valinta, koska silloin ei tarvitse ottaa ylimääräisiä riskejä. Kuten Jaakon tapauksessa, myös taloushallinnon alalla rohkeus kokeilla uutta on kuitenkin hyvä valinta – erityisesti siksi, että riskiä ei oikeastaan ole edes olemassa, mutta hyvät tulokset ovat varmoja.

Taloushallinnon prosessien muuttuminen voi pelottaa tai sähköisiin järjestelmiin siirtyminen tuntuu työläältä. Me Fennoalla kuitenkin tuemme niin tilitoimistoa kuin sen asiakkaitakin mahdollisimman vaivattoman ja tehostetun työnteon saavuttamisessa.

Joten, mistä kaivinkoneen vivusta pitää vääntää ensimmäiseksi – ja mikä tekee kirjanpidon kokonaisprosessista tehokkaan?

Nesteiden tarkistus ennen koneen käynnistämistä – eli pankin aktivointi

Alussa on hyvä varmistaa, että perusasiat ovat kunnossa. Pitkäkestoinen muutos alkaa yhden tärkeän asian hoitamisesta. Siksi on helpointa aloittaa pankkitiliotteista. Vaikka koko kirjanpidon prosessi ei sillä automatisoidu, alkuun pääsee näppärästi ja tekeminen helpottuu välittömästi.

Fennoa korvaa verkkopankin koko kirjanpidon prosessissa. Tilitoimisto tai yrittäjä ei tarvitse Fennoaan siirryttyään erikseen verkkopankkia tai monipankkiohjelmaa pankkiliikenteen hoitamiseksi.

Ohjaimiin tutustuminen tehdään yhteisvoimin – eli yritys mukaan prosessiin

Kirjanpidon prosessissa yhteiskäyttöisyys on kaiken a ja o. Kun yritys on aktiivisesti mukana eri kirjanpidon vaiheissa tilitoimiston rinnalla ja roolien jakamisen mahdollisuudet ovat tuttuja, löytyy sopiva työntekotapa kaikenlaisille yrityksille.

Yksi tehostetun yhteiskäytön parhaista puolista on raportoinnin monipuolisuus. Sen sijaan, että vain välttämätön informaatio lähetettäisiin viranomaisille, Fennoassa on mahdollista tarkastella ajantasaisesti erilaisia tietoja heti ohjelmiston etusivun näkymässä.

Fennoan avulla kaikki osapuolet ovat aina tietoisia yrityksen toiminnan tilasta – ei vain tilinpäätöksen aikaan. Yhteinen Fennoan ohjelmisto tukee toiminnan ohjaamista ja ennustettavuutta monin tavoin. Siten kirjanpidon prosessissa ei olla vain sivustaseuraajana.

Moottori käyntiin ja uuteen vauhtiin totuttelua – eli verkkolaskujen käyttöönotto

Verkkolaskujen käyttöönotto mahdollistaa niin myynti- kuin ostolaskujen tehokkaan ja helpon käsittelyn. Fennoan ohjelmistolla on mahdollista hoitaa laskutus sähköisesti kaikissa laskutusta vaativissa asiakkuuksissa – myös niissä tilanteissa, kun esimerkiksi yrityksellä ei ole ostojen verkkolaskujen vastaanottoa käytössä.

Hyöty ei synny ainoastaan siitä, että verkkolaskujen käsittely on tehty Fennoan ohjelmistossa helpoksi kaikille tietotaitotasosta riippumatta. Laskutukset voi myös automatisoida niin, että ne hoituvat ajastetusti tarkalleen silloin, kuin haluat.

Miksipä siis tehdä töitä lapiolla, kun kaivinkonekin on tarjolla.

Jaakon tapauksessa halu tarttua lapioon kaivinkoneen läsnäolosta huolimatta johtui todennäköisesti siitä, että valtavan työkoneen käytön opettelu tuntui haastavalta. Vaikka moottori saatiin jo käyntiin, nappien ja vipujen määrä voi näyttää hikoiluttavalta.

Loppujen lopuksi haasteena eivät ole napit ja vivut, vaan uskaltaminen. Lukemattomat työntekijät aikojen saatossa ovat oppineet käyttämään kaivinkonetta, joten se on mahdollista Jaakollekin.

Saman mekin pystymme todistamaan kirjanpidon maailmassa. Kuten moni tilitoimistoasiakkaamme on saanut huomata, harva yritys edes pyytää käyttöönottokoulutusta Fennoan ohjelmiston perusominaisuuksien käytössä. Selkeä ja looginen järjestelmä varmistaa, että kaikki tärkeimmät toimenpiteet onnistuvat ikään kuin itsestään. Ja niinhän moni niistä oikeastaan onnistuukin – Fennoassa monet napit ja vivut ovat jo oletusasetuksissa valmiiksi oikein.

Kaikesta huolimatta tarjoamme tietenkin myös tukea tilanteeseen kuin tilanteeseen. Kaikissa kirjanpidon tehostamiseen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä tilitoimistojen ohjelmistotukeen tuki@fennoa.com tai varata tilitoimistosi tarpeisiin ja hintahaarukkaan sopivan koulutuksen.