Vaikka automaation lisääntyvä hyödyntäminen taloushallinnossa muuttaakin tuntuvimmin kirjanpitäjien työnkuvaa, myös asiakasyritysten arkeen sillä on erittäin tärkeitä positiivisia vaikutuksia.
Mitä automatisoitu taloushallinto tarkoittaa?
Automaation avulla taloushallinnossa pystytään nopeuttamaan ja parantamaan tiedon liikkumista sekä käsittelyä. Käytännössä se tarkoittaa vähemmän manuaalista rutiinityötä ja sen myötä myös virheiden mahdollisuuden vähenemistä.
Kun aiemmin kirjanpitäjän työ on keskittynyt vahvasti tietojen syöttämiseen, automaation myötä se on muuttunut enemmänkin ohjelmiston ohjeistamiseksi ja valvomiseksi. Kirjanpitäjä laatii ohjelmistoon säännöstön, jonka perusteella ohjelmisto tiliöi sinne tallennetut tositteet ajantasaisesti. Automaatiosta huolimatta kirjanpitäjän tehtävä on aina tarkastaa kirjanpidon oikeellisuus – ja osana palveluaan tilitoimisto toki tarjoaa käyttöösi automaatiota hyödyntävän järjestelmän.
Tilitoimiston asiakkaana taloushallinnon automaation hyödyntäminen näkyy arjessasi esimerkiksi seuraavilla konkreettisilla tavoilla:
1. Sähköinen järjestelmä yhtenäistää yrityksesi taloudenhallinnan ja helpottaa tiedonsiirtoa
Automatisoidun taloushallinnon pohjana on tietojärjestelmä, joka räätälöidään ominaisuuksiltaan juuri yrityksesi tarpeita vastaavaksi. Kaikki tarvittavat taloushallinnon ominaisuudet löytyvät siis yhdestä järjestelmästä, jolloin kokonaisuus on yrityksesi kannalta selkeä.
Kirjanpidon lisäksi järjestelmä voi kattaa
- myynnin ja laskutuksen
- ostolaskut
- palkat
- matka- ja kululaskut
- pankkiliikenteen
- sähköisen arkistoinnin.
Integraatioiden avulla tietoa voidaan tuoda automaattisesti myös muista järjestelmistä, kuten verkkokaupoista, kassajärjestelmistä ja ERP-järjestelmistä. Tämä vähentää huomattavasti työmäärääsi, kun tiedonsiirto tilitoimistolle ei vaadi sinulta erillisiä toimenpiteitä.
2. Automaatio ehdottaa, sinä hyväksyt tai viimeistelet
Paperilaskujen käsittely ja skannaus jäävät historiaan, kun alat hyödyntää sähköistä, automatisoitua taloushallintoa. Erillistä pankkiohjelmaa ei myöskään tarvita.
Kaikki ostolaskut tulevat suoraan järjestelmään sekä kuvana että tunnistettuina tietoina. Näet kaikki tiedot yhdellä silmäyksellä, ja sinun tehtäväksesi jää ainoastaan hyväksyä lasku ja laittaa se maksuun eräpäivänä. Tämä onnistuu parilla klikkauksella. Järjestelmä muistuttaa sinua laskuista, joten niiden maksaminen ei pääse unohtumaan vahingossa.
Myyntilaskujen luonti ja lähetys on yhtä helppoa. Toistuvaislaskut voidaan automatisoida, aikaisempia laskuja on helppo käyttää uuden pohjana ja laskut on mahdollista myös ajastaa haluttuun ajankohtaan. Laskun lähetyksen automaattinen palaute varmistaa, että verkko- ja sähköpostilaskut ovat menneet perille asiakkaalle. Jos maksua ei tule, automaatio voi siirtää laskun suoraan perintään.
3. Ajantasainen tieto ja monipuoliset raportit ovat aina saatavillasi
Automatisoidussa taloushallinnossa ohjelmisto hyödyntää kirjanpidon tietoja suoraan raportointiin, joten taloudellinen informaatio on aina saatavilla reaaliaikaisena. Sinun ei tarvitse odotella tilitoimistoltasi kuukausittaista raporttia, vaan voit käydä katsomassa lukuja milloin tahansa luottaen siihen, että ne ovat ajan tasalla.
Automaation luomien raporttien graafinen ulkoilme tekee niiden hahmottamisesta helpompaa. Raporttien kautta myös haluttuja yksityiskohtia on mahdollisuus tarkastella lähemmin, sillä kaikkien avainlukujen taakse pääsee porautumaan aina yksittäiselle tositteelle tai laskulle asti.
Helpota arkeasi Fennoan avulla
Fennoa on pitkälle automatisoitu taloushallinnon kokonaisratkaisu, jota on sujuva ja helppo käyttää. Saat Fennoan lyömättömät edut yrityksesi käyttöön Fennoa-kumppanitilitoimistojen kautta, joita on jo reilusti yli 200 kappaletta eri puolilla Suomea. Löydä omasi listalta ja ota yhteyttä!
